Тихо и без никакви фанфари, Microsoft промени поведението по подразбиране за работа с празни клетки в източник на обобщена таблица. В моите семинари на Power Excel, когато стигна до раздела с обобщената таблица на деня, мога да разчитам, че поне един човек ще ме попита: „Защо обобщените ми таблици по подразбиране да отчитат вместо сумата, когато плъзгам приходите към обобщената таблица . " Ако имате Office 365, в Excel предстои промяна, за да се намали броят пъти, когато това се случи.
Когато получа въпроса, обяснявам, че това е едно от двете неща:
- Има ли шанс да имате една или повече празни клетки в колоната Приходи?
- Показвам, че когато създавам обобщена таблица, ще избера една клетка в изходните данни. Но знам, че много хора ще изберат цялата колона, като A: I. Оценявам тази идея, защото ако добавите още данни по-късно, тя става част от обобщената таблица с щракване на Refresh.
Забележка
За хората, които избират цялата колона, обикновено бих предложил да конвертирате данните си от източника на обобщената таблица в таблица, използвайки Ctrl + T. Всички данни, поставени под таблицата, също ще станат част от обобщената таблица с щракване върху Refresh. Това беше отразено в Подкаст 2149.
В миналото ето какво би се случило:
Имате една празна клетка в данните на вашата обобщена таблица.
Ако поставите отметка за Приходи в списъка с полета на обобщената таблица, то ще се премести в областта Редове вместо в Стойностите. Това рядко е това, което искате.
Хората, които рутинно имат този проблем, обикновено са научили, че искате да плъзнете приходите в областта Стойности. Но това ще се провали, защото сега получавате Count вместо Сума.
Помислете какво се случваше: Една празна клетка в колоната за приходите ще доведе до Count вместо Sum. За тези хора, които избират A: I вместо A1: I564, вие по същество избирате 563 числови клетки и 1,048,012 празни клетки.
Новата подобрена функция
Най-красивото в това, че сте абонат на Office 365, е, че екипът на Excel може да изпраща актуализации всеки вторник, вместо веднъж на всеки три години. Започнах да забелязвам преди няколко семинара, че ако демонстрирам „проблема“ с празна клетка, Excel правилно ще ми даде Сума на приходите вместо Броя на приходите.
След последните ми семинари във Форт Уейн, Атланта и Нешвил, се свързах с Аш в екипа на Excel. (Някои от вас може да си спомнят новите съвети от Аш всяка сряда, за да издържат последните ми 40-дневни серии на Excel). Аш отбелязва, че някой е писал на екипа на Excel, съобщавайки за грешка, че Excel ще разпознае колона като текст, ако колоната съдържа микс от числа и празни клетки. Екипът на Excel закърпи грешката.
Сега - дори с празна клетка, както е показано на фигура 1, можете да създадете следната обобщена таблица с пет щраквания на мишката:
- Поставете
- Осева маса
- Добре
- Регион на отметка
- Доход от отметка
Функцията вече е стигнала до канала на Microsoft Insiders. Стигна и до Месечния (целенасочен) канал. Определено е във версия 1804, въпреки че може да е била и в по-ранни версии. Ако вашият ИТ отдел ви е настроил за тримесечни актуализации, следете за версия 1804 да пристигне и проблемът ще бъде решен.
Имайте предвид, че новото поведение е само за данни, където колоната съдържа числа или празни клетки. Ако вашата колона съдържа думи като „None“ или „N / A“ или „Zero“, вие ще продължите да получавате Count of Revenue вместо сума. Освен това - пазете се от човека, който изчиства клетка, като натиснете интервал няколко пъти. Клетка, която съдържа „“, не е празна клетка. Най-добрият начин да изчистите клетка е да изберете клетката и да натиснете клавиша Delete.
