Току-що видяхте как да обедините данни, но хората често питат за обратния проблем: как да анализирате данните, които са всички в една колона. Кажете, че искате да сортирате данните на фигурата по-долу по пощенски код:
Изберете данните в A2: A99 и изберете Data, Text to Columns. Тъй като някои имена на градове, като например Sioux Falls, са две думи, не можете да разбивате данните при всяко появяване на интервал. Вместо това трябва да използвате запетая, за да получите града в колона А и състоянието и пощенския код в колона Б, така че изберете Разграничено в стъпка 1 на съветника и щракнете върху Напред.
В стъпка 2 от съветника премахнете отметката от Tab и изберете Comma. Прегледът в долната част на диалоговия прозорец показва как ще изглеждат вашите данни. Щракнете върху Напред.
Внимание
През останалата част от деня, след като използвате Текст в колони, Excel ще запомни изборите, които сте избрали в стъпка 2 от съветника за конвертиране на текст в колони. Ако копирате данни от Notepad и ги поставите в Excel, те ще бъдат разделени със запетая. Това често е подлудяващо, защото през повечето дни данните не се анализират със запетая, но през останалата част от днешния ден ще бъдат. За да го поправите, затворете и отворете отново Excel.
Стъпка 3 от съветника ви моли да декларирате всяка колона като Обща, Текст или Дата. Добре е да оставите колоните зададени като Общи.
След като сте разделили състоянието и пощенския код на колона B, изберете B2: B99 и отново изберете Data, Text to Columns. Този път, тъй като всяко състояние е два знака, можете да използвате фиксирана ширина в стъпка 1 на съветника. За да запазите водещи нули в пощенския код, изберете втората колона и изберете Текст като тип данни в стъпка 3 на съветника.
Бакшиш
Много данни ще работят добре с фиксирана ширина, дори и да не изглежда, че се подреждат. На следващата фигура първите три реда са с шрифт Calibri и не изглеждат подредени. Но ако промените шрифта на Courier New, както в редове 4: 7, можете да видите, че колоните са перфектно подредени.
Понякога ще намерите набор от данни, където някой използва Alt + Enter, за да постави данни на нов ред в клетка. Можете да разбиете всеки ред до нова колона, като въведете Ctrl + j в полето Друго в стъпка 2 на съветника, както е показано по-долу. Защо Ctrl + j? Още през 80-те IBM обявява Ctrl + j за линейно подаване. Ctrl + j също може да се въведе в диалоговия прозорец Намиране и замяна.
Има три специални ситуации, с които Текст в колони се справя лесно:
- Датите във формат ГГГГММДД могат да бъдат променени на реални дати. В стъпка 3 от съветника щракнете върху заглавието на колоната в диалоговия прозорец, изберете Дата, след което изберете YMD от падащото меню.
- Ако имате отрицателни числа, където знакът минус се показва след числото, преминете към стъпка 3 от съветника, щракнете върху бутона Advanced и изберете Trailing Minus за отрицателни числа.
- Данните, копирани от Съдържание, често имат точки, които се простират от текста до номера на страницата, както е показано по-долу. В стъпка 2 от съветника изберете Друго, въведете точка и след това поставете отметка в квадратчето за Третирайте последователните разделители като едно.
