Урок на Excel: Как да тествате условно форматиране с фиктивна формула

В това видео ще ви покажа как бързо да тествате правилата си за условно форматиране с фиктивни формули.

Когато прилагате условно форматиране с формули, може да е трудно да накарате формулите да работят правилно, защото не можете да видите какво се случва с формулата, когато се прилага правилото.

Можете да мислите за условното форматиране като „наслагване“ на невидими формули, които се намират на върха на клетките.

Когато формула в наслагването връща TRUE за дадена клетка, форматирането се прилага.

Формули, които не връщат TRUE (или еквивалент), не правят нищо.

Проблемът е, че не можете да видите това да се случва, така че трябва да използвате проби и грешки, което може да бъде разочароващо и отнемащо време.

Един добър начин да ускорите нещата е да използвате това, което наричам „фиктивни формули“.

Фиктивни формули ви позволяват да визуализирате как ще се държат формулите, преди да създадете правило.

Нека илюстрирам с много прост пример. Да кажем, че искаме да подчертаем стойности над 100 в този набор от данни.

За начало ще избера зона отстрани, подредена с редовете.

След това ще напиша първата формула спрямо горната лява клетка в данните.

В този случай това е B4, така че формулата е

= В4> 100

Сега ще копирам формулата между и надолу.

Забележете, че получаваме TRUE или FALSE резултат във всяка клетка. Ако проверим няколко препратки, можете да видите, че всяка формула оценява клетка в данните, спрямо B4.

Сега си представете, че тези резултати са транспонирани директно върху данните. Там, където виждате TRUE стойност, ще се приложи форматиране.

Там, където виждате FALSE, нищо не се случва.

Тази фиктивна формула изглежда добре, така че нека я изпробваме в правило за условно форматиране.

Първо копирам първата фиктивна формула. След това избирам данните и създавам ново правило.

В областта на формулата просто поставям формулата. След това задавам формата и запазвам правилото.

Сега всички стойности над 100 са подчертани, точно както се предвижда от фиктивните формули.

Нека опитаме същата идея с по-сложна формула. Нека да подчертаем редове в тази таблица с приоритет „A“.

Както и преди, първата стъпка е да разберете къде да поставите фиктивните формули. Имаме достатъчно място вдясно, така че ще започна в клетка G5.

Тъй като искаме да подчертаем задачи с приоритет „А“, нека опитаме

= B5 = "A"

Когато копирам формулите, можете да видите, че това няма да работи.

Резултатите TRUE ни показват само стойности в колона B, които ще бъдат маркирани. Искаме да маркираме цели редове, така че трябва да коригирам формулата, за да заключа препратката към колоната, като добавя знак за долар:

= $ B5 = "A"

Сега фиктивните формули работят. Получаваме пълен ред TRUE, когато приоритетът е "A".

Нека изпробваме формулата в ново правило, следвайки същия процес като преди.

Когато задам формата и запазвам, новото правило работи перфектно за първи път.

Следващият път, когато трябва да приложите условно форматиране с предизвикателна формула, настройте фиктивни формули до данните и променете формулите, докато получите резултатите, от които се нуждаете.

Като работите директно върху работния лист, имате пълен достъп до всички инструменти за формули на Excel и можете лесно да отстранявате и коригирате формулата, докато тя работи перфектно.