Мистерия от моя семинар на Power Power в Атланта за Съвета на залива Юг на IMA: Имате две колони с числа. В долната част на всяка колона има AutoSum. Докато вмъквате редове, AutoSum в една колона спира да работи. Какво може да причини това?
Кажете, че започвате с две колони с числа като тази. Изберете B10: C11 и натиснете alt = "" + =, за да въведете две изчисления на AutoSum.
Поставете нов ред 10. Напишете 100 в B10 и 200 в C10. И двете суми се актуализират според очакванията.
Но за да представите проблема, вмъкнете ред 11 за Джикама. Въведете стойност в B11, но не и в C11. Всичко все още изглежда добре, но сега сте въвели грешката.
Формулата Total в C12 по-горе не се актуализира, ако не въведете число в C11.
Поставете ред 12 и въведете номера в двете колони. Колона B се актуализира, но колона C не.
Дори ако се върнете назад и напишете 0 в C11 в този момент, вече е късно, AutoSum спря да се актуализира.
Фактът, че AutoSum се разширява, се дължи на тази настройка в File, Options, Advanced:
Но функцията new-ish (Excel 2000?) За разширяване на диапазоните от данни разчита на загадъчен набор от правила. Диапазонът от данни трябва да бъде 3 последователни клетки и в края добавяте нов ред или колона. Очевидно добавянето на празна клетка не е достатъчно. Трябва да напишете нещо в тази клетка, за да се случи функцията.
Какво е решението? Добавете празен ред между последния ред от данни и сумата си. Включете празния ред в сумата. Извършвам допълнителната стъпка, като определям височината на реда на 3 и използвам тъмно сиво запълване, така че допълнителният ред да изглежда като счетоводно подчертаване. Това насърчава хората да вмъкват нови редове „над реда“ и поддържа формулата да работи.
Гледам видео
Видео транскрипция
Научете Excel от Podcast, епизод 2199: Проблем с две автосуми.
Хей, добре дошъл в мрежата, аз съм Бил Джелен. Преди няколко седмици бях долу в Атланта, Джорджия, за заседанието на Съвета на Залива на Южна Азия в IMA. В него се появиха много страхотни въпроси, включително този, който ме затрудни. Някой каза, че има две колони на AutoSum - така че тези две клетки тук, натиснете бутона AutoSum (Alt + =) - и че докато работят, те ще вмъкнат редове, вмъкват редове, вмъкват редове и след това изведнъж, колона 2 ще напусне работа. Това беше странно - като, защо това някога би се случило? Но тогава, знаете ли, докато говорех през него, знаете ли, започнах да възпроизвеждам случващото се.
И така, идваме тук, правим Alt + IR, за да вмъкнем ред, въведем следващия елемент и 100. Това 800 се променя на 900, това е перфектно; 200, 1600 се променят на 1800, това е перфектно. Добре, но след това вмъкнете друг ред и този има стойност. Красиво - хилядите промени. Но колона 2 по някаква причина изобщо няма стойност. И тогава, ние вмъкваме нов ред - добре, вижте, тук идва проблемът. Сега колона 1 ще работи. Искам да въведа 123 и номерът се променя. Но тук, тъй като не написах нищо за Джикама в C11, когато напиша стойността тук, 222, BAM - не работи, нали?
И така, това, с което се сблъскваме там, е, че Excel разширява тази формула. Ако имате три или повече клетки, към които се отнася формулата, и вмъкнете четвърта клетка, те ще я удължат; но те го удължават само ако добавите число. И, е, тук не добавихме номер, който създава всякакви проблеми. И така, моето предложение е, че ще вмъкнем празен ред тук и ще променя цвета на този празен ред - не е нужно да променяте цвета на празния ред, но ми харесва за да промените цвета на празния ред. Ние, като, отидете на хубаво светло сиво и след това поставете вашата сума тук, нали? В тази сума, когато използваме AutoSum, тя ще включва празния ред. Копирайте това.
И аз - това е професионален съвет тук - дори правя за височината на реда си, като, мъничко, като, може би 3, нали? Така че изглежда, сякаш просто поставяме, знаете ли, счетоводно подчертаване почти там. И тогава трябва да се уверите, че винаги вмъквате новите редове над празния ред.
И така, "Айсберг", "111", "222", страхотно. Вмъкнете нов ред: Джикама, написано погрешно, "111", чудесно, нищо. И след това поставете нов ред: Kale, "111", "222", BAM! И продължава да работи. Добре. Така че, ако ще имате тези празни клетки, просто по-добрият цялостен подход през цялото време е да включите празен ред във вашата AutoSum и след това да обучите хората, използващи електронната таблица, винаги да вмъкват допълнителните нови редове над празното ред и вашата AutoSum ще продължи да продължава.
Подобни съвети има в новата ми книга LIVe, 54-те най-велики съвета на Excel за всички времена.
Добре. Обобщение на епизода: имаме две колони с числа; AutoSum в долната част на втората колона спира да работи периодично; след като се счупи, се разбива завинаги; това е когато вмъквате редове и ние разбрахме, че понякога оставяте номер; така че най-добрата практика е винаги да оставяте празен ред между AutoSum и числата; и след това вмъкнете нови редове над този празен ред; можете да направите празния ред малко по-малък, да промените цвета, той всъщност ще изглежда като подчертаване.
Сега, за да изтеглите работната книга от днешното видео, в случай че искате да работите, е URL адресът долу в описанието на YouTube. И хей, ако искате забавен ден, разгледайте предстоящия ми списък със семинари. Ще сложа и тази връзка в описанието на YouTube.
Искам да ви благодаря, че отбихте, ще се видим следващия път за поредното излъчване от.
Изтеглете Excel файла
За да изтеглите файла на Excel: problem-with-two-autosum.xlsx
Мисъл на деня в Excel
Помолих приятелите си в Excel Master за съвети относно Excel. Днешната мисъл за размисъл:
"Майк Гирвин ще намери начин"
Кевин Лербас
