Понякога, ако всъщност знаете името на даден елемент, е лесно да намерите как да контролирате тази функция. Но с днешната тема повечето хора, които са ужилени от тази „грешка“, нямат представа защо се случва. Те ще съобщят за симптом по линия на: „По някаква причина двама от нашите служители продължават да се появяват в горната част на нашите обобщени таблици“. Често ще предсказвам, че служителят се казва юни или май или може би дори петък.
Ето историята: Всяко копие на Excel започва с четири вградени персонализирани списъка. Тези списъци съдържат дванадесетмесечните имена, седемте делнични имена, дванадесетмесечни съкращения и седем делнични съкращения. Персонализираните списъци често се използват заедно с дръжката за попълване за бързо добавяне на заглавия в работен лист.
Но потребителските списъци имат друга употреба. Можете да сортирате по персонализиран списък. В диалоговия прозорец Сортиране падащото меню Сортирай по предлага Възходящ, Низходящ и Персонализиран списък. Също така - можете да използвате персонализиран списък, за да контролирате последователността на елементите в обобщена таблица.
Тъй като персонализираните списъци са полезни, много хора ще създадат нови персонализирани списъци. Списък може да бъде кратък от два или до 254 елемента. Можете да добавите персонализирани списъци за вашите продуктови линии или разходни центрове или местоположения на заводи.
Например имам персонализиран списък с три имена на региони: Източен, Централен, Западен. Списъкът съдържа елементите в този ред. Когато създавам обобщена таблица, тя автоматично ще показва регионите в Източна, Централна, Западна последователност, въпреки че нормалната последователност ще бъде Централна, Източна, Западна.
Какво се случва, когато вашата компания представи нов южен регион и не актуализирате персонализирания списък? Excel ще използва Изток, Централен, Запад от потребителския списък и след това ще покаже елементите, които не са в потребителския списък:
Но нека се преструваме, че не сте създали никакви персонализирани списъци. Вашата версия на Excel има само четирите вградени списъка. Има тридесет и осем думи, които случайно се намират в тези персонализирани списъци. Ако имате набор от данни с имена и някои от тези имена се намират в списъка с 38 думи, тези имена ще се сортират в горната част на обобщената таблица. Не познавам много хора на име Вторник или Четв. Но знам, че има много хора на име Ян. Проблемът ще се случи, ако вашите данни включват някое от тези имена: април, април, август, август, декември, декември, февруари, февруари, петък, петък, януари, януари, юли, юли, Юни, юни, март, март, май, май, понеделник, понеделник, ноември, ноември, октомври, октомври, събота, събота, септември, септември, слънце, неделя, четвъртък, четвъртък, вторник, вторник, сряда и сряда.
Забележка
По време на записа на видеото по-долу случайно открих, че сортирането на обобщената таблица може да идва от различни списъци. Имената Jan от Month и April от Month ще се сортират преди друго име като Andy. Няма обаче ясно правило за това кои потребителски списъци ще се сортират първо. Дори проверих със Сам Рад в екипа на Excel и няма нищо дефинирано за справяне със смесването на елементи от множество списъци. Сам предлага, ако искате да контролирате сортирането на обобщена таблица, запазете всички елементи в един и същ потребителски списък.
И така - как да накарате Ян да спре да сортира в горната част на обобщена таблица? В края на краищата не можете да изтриете тези вградени потребителски списъци.
- Щракнете с десния бутон върху Pivot Table и изберете Options.
- В Опции на обобщената таблица отидете в раздела Общо и филтри.
- Премахнете отметката от квадратчето за Използване на персонализирани списъци при сортиране.
Забележка: Това няма да поправи вече съществуващата обобщена таблица. Трябва да направите стъпка 4, за да пресортирате обобщена таблица, която вече съществува. - Отворете падащото меню Region в Pivot Table. Изберете Сортиране Възходящо
Ако имате Office 365 или Excel 2019, можете да промените настройките по подразбиране за всички бъдещи обобщени таблици, за да изключите тази функция. Отидете на File, Options, Data, Edit Default Layout. В следващия диалогов прозорец щракнете върху Опции на обобщената таблица и изключете показаната по-горе функция.
Гледам видео
Видео транскрипция
Научете Excel от подкаст, епизод 2211: Осева таблица, без персонализирано сортиране.
Хей, добре дошли отново в netcast, аз съм Бил Джелен. Днешният въпрос: Защо моите обобщени таблици сортират в странна последователност?
Добре, така че тук имаме списък със служители и всички те са на първо име - Адам, Април, Клер, Дела - вмъкваме обобщена таблица: Вмъкване, Обобщена таблица, ОК - поставяме имената на лявата страна и Продажбите, по някаква причина, януари и април идват на върха, след това последвани от Гари, Ото, Пол, май, юни и след това всички останали, по азбучен ред. Какво става тук?
Е, знам точно какво се случва тук и в много пъти използвам това нарочно. Позволете ми да поставя Регион и ще забележите, че Регионът се показва: Изток, Централ, Запад. Защо се показва, Изток, Централ, Запад? Тъй като настроих персонализиран списък: файл, опции, разширени, превъртете докрай, редактирайте персонализирани списъци и вижте? Имам списък - Изток, Централ, Запад. И този списък ми позволява да използвам манипулатора за попълване, за да попълня този списък, той ми позволява да сортирам данните в този списък - трябва да влезете в Данни, Сортирай и след това да изберете третия падащ списък Персонализиран списък и автоматично, Осевите таблици ще се сортират в този списък. Това е красиво, нали? Искам това да се случи.
Но в случая, когато имаме Служител вместо Регион - и случайно имаме някои служители на име Януари, или Април, или Май, или Юни, или Сряда - те ще се издигнат до върха на списъка. Защо Гари, Ото и Пол? Тъй като създавам фалшиви данни през цялото време и затова имам персонализиран списък, който започва с Анди и има 26 имена там, и се случва Гари, Ото и Пол да са в моя списък. Ако щяхме да имаме служител на име Сряда или Вторник, те също щяха да сортират в горната част на списъка.
Въпреки това, единственото нещо, което наистина не мога да обясня тук - и аз се опитвам да разбера как Excel работи през цялото време - но в този конкретен случай не мога да разбера точно модела, защото януари и април са в това списък тук - четвъртият списък отгоре - и ако просто напишех през януари и грабнах ръчката за попълване и плъзнах - или, да речем, че написах в Jan и грабнах дръжката за пълнене и плъзнах - ще използвайте най-близкия до дъното, нали? И така, този с допълнителната дума "Общо" ще се използва вместо този в горната част на списъка. Добре, така че януари и април са в този списък, а след това - тук, къде е Анди, точно тук - така, тук са Гари, Ото и Пол в този списък. Но май и юни - добре, май е в този списък, а юни е в този списък. Нали. И така, защосмесване на елементи от този списък, този списък и този списък - нямам обяснение за това. Бих очаквал, че щеше да избере един списък и да използва всичко от този списък, знаете ли, или нещо друго, нали? Защо януари и април - и след това юни чак до тук? Това изобщо няма смисъл за мен.
Но така или иначе, това не е смисълът на епизода. Настроихте се, за да разберете: „Как да накараме обобщените таблици да се случат без персонализирано сортиране?“ И така, ето какво трябва да направите: За да промените само тази обобщена таблица, щракнете с десния бутон, отидете в Опции на обобщената таблица, отидете на втория раздел, наречен Общи и филтри, и премахнете отметката от това квадратче „Използване на персонализирани списъци при сортиране“. Сега това не го поправя. И дори премахването на служителя и връщането на служителя не го поправя. Трябва да отидете тук до това падащо меню и да кажете Сортиране от A до Z и това ще го поправи.
Но какво, ако никога не искате това да се случи, нали? Имате някой на име Ян и той винаги сортира в горната част на списъка. Е, можете да го изключите за постоянно. Отидете на File, Options, Data - сега, това е чисто ново в Office 365, дойде през 2017 г. - Редактиране на оформлението по подразбиране. Отидете на Опции на обобщената таблица, отидете на Общи и Филтри и премахнете отметката от „Използване на персонализирани списъци при сортиране“. Ако нямате този избор, е, време е да надстроите до Office 365. Наистина няма причина да имате Excel 2016, Excel 2013 или Excel 2010. Искате да получите най-новата и най-добрата версия - нови функции всеки месец и наистина ни дават много страхотни нови функции всеки месец. Всъщност е по-евтино да отидете с Office 365, отколкото да плащате 400 долара веднъж на три години. Така че, знаете ли, изобщо няма основателна причина за това.
Сводни таблици, персонализирани списъци, всички обхванати в моята книга LIVe, 54-те най-добри съвета на Excel за всички времена. Щракнете върху това „I“ в горния десен ъгъл, за да научите повече за книгата.
Добре, приключване днес: Защо Май или Ян продължават да сортират в горната част на обобщената таблица? Това е така, защото обобщените таблици следват модела на сортиране на всеки персонализиран списък и имената на месеците или имената на делничните дни са в персонализираните списъци. Така че, ако наемате хора на име Юни или Май или Сряда, те ще сортират в горната част на Сводната таблица. Къде можете да видите вашите персонализирани списъци? Отидете на File; Настроики; Разширено; превъртете докрай надолу; Редактиране на персонализирани списъци. Ей, онези първите четири серии, тези с имената на месеца и имената на делничния ден? Тези не могат да бъдат премахнати. Нямате право да ги редактирате; Те са вградени. Добре, така че единственото ви решение е просто да изгоните всички хора на име Април или Юни или можете да щракнете с десния бутон върху обобщената таблица и да изберете Опции; отидете на Суми и филтри; премахнете отметката от „Използване на персонализирани списъци при сортиране“. Или,ако имате Office 365, просто го изключете за всяка бъдеща обобщена таблица - файл; Настроики; Данни; По подразбиране на Pivot Table; отидете в Опции на обобщена таблица и го изключете веднъж. Той ще бъде изключен за всички бъдещи списъци.
Е, хей, за да опитате това - за да изтеглите работната книга от днешното видео - посетете URL адреса в описанието на YouTube.
Искам да ви благодаря, че се отбихте; Ще се видим следващия път за поредното излъчване от.
Изтеглете Excel файла
За да изтеглите файла на Excel: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Мисъл на деня в Excel
Помолих приятелите си в Excel Master за съвети относно Excel. Днешната мисъл за размисъл:
„Живей живот, отдаден на Excel“
Areef Ali
