Крайни срокове с условно форматиране - Съвети на Excel

Някой от резерва на армията на САЩ попита:

Имам обикновена електронна таблица с падежи. Има ли начин да накарате датите да станат зелени, когато излязат 10 дни, и след това червени, когато са 5 дни?

Това е лесна задача, използвайки условно форматиране. Тази функция е въведена в Excel 95. Тя ви позволява да зададете до три условия и да променяте автоматично форматирането на клетката въз основа на тези условия. Можете да промените шрифта, да направите шрифта удебелен, да промените цвета, цвета на фона. Ако имате клетки, които искате да наблюдавате, за да видите дали оставят определен толеранс, условното форматиране е чудесен инструмент за използване.

Най-добрият метод е да настроите условния формат за първата клетка във вашата колона с дати и след това да копирате този формат до всички останали клетки в диапазона.

Да предположим, че диапазонът ви от дати е в E2: 200. Бихте избрали клетка E2 и следвате следните стъпки: (превъртете малко надолу, за да видите изображението, докато четете …)

  • От менюто изберете Форматиране - Условно форматиране …
  • Вляво от диалоговия прозорец Условно форматиране има падащо меню, което казва „Стойността на клетката е“. Щракнете върху DropDown и променете стойността на "Formula Is". Това ще промени дясната страна на диалоговия прозорец на едно дълго поле.
  • В това поле въведете следната формула: =(E2-TODAY())<6(Забележете, ако първата ви дата не е в E2, променете E2 на клетката, в която се намирате)
  • Щракнете върху бутона Форматиране в долната част на диалоговия прозорец за условно форматиране.
  • В средата на раздела Шрифт има падащо меню за цвят. Изберете червено. Или - изберете жълто и в раздела с шаблони изберете червено. Това ще ги накара наистина да се откроят. Щракнете върху OK, за да се върнете към диалоговия прозорец Условно форматиране.

Горните стъпки ще направят датите на падежа в рамките на 5 дни от днес да станат червени. Докато все още сте в диалоговия прозорец за условно форматиране, направете следните стъпки:

  • Щракнете върху бутона Add >> в долната част на диалоговия прозорец и ще се появи ново условие 2.
  • Променете "Стойността на клетката е" на "Формула е"
  • Въведете формула =(E2-TODAY())<11
  • Щракнете върху бутона Форматиране и изберете син шрифт и зелен модел. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки.
  • Вашият диалогов прозорец за условно форматиране трябва да изглежда като този. Щракнете върху OK.

Почти стигнахме. След като преминете през всички тези стъпки, за да получите условния формат, настроен за първата клетка, е лесно да използвате специалната функция за поставяне, за да копирате форматите за целия си диапазон от дати. Когато поставите Специални формати, ще се копира и условното форматиране.

  • Изберете клетката, към която сте добавили кондитоналното форматиране. В този пример това е E2.
  • От менюто изберете Редактиране - Копиране.
  • Маркирайте всички други дати във вашите данни - E3: E200. АКО ще добавяте повече данни, не се колебайте да маркирате някои допълнителни редове.
  • От менюто изберете Редактиране - Специално поставяне …
  • В диалоговия прозорец Специално поставяне изберете четвъртия запис в лявата колона - Формати.
  • Щракнете върху OK.

Това ще копира условното форматиране във всички избрани от вас клетки. Обърнете внимание, че той ще копира и граници и формати с числа, така че може да се наложи да пренастроите границите си след извършване на тази операция.

Бележки:

  • Има ограничение от 3 условни формата, които могат да бъдат приложени към всяка клетка. Включително форматирането по подразбиране, което се отнася за клетките, които не отговарят на нито едно от условията, това означава, че можете автоматично да имате до 4 формата, които да се прилагат за клетка.
  • Ако трябва да разширите това до повече от 4 формата, ще трябва да напишете макрос във VBA. Макросът ще бъде относително бавен, тъй като ще трябва да актуализира всички клетки, след като направите някаква промяна в електронната таблица. Можете също така да наемете консултант на Excel, за да го направите.
  • Най-трудната част от настройването на условно форматиране е въвеждането на формулата в полето за формула. Не забравяйте винаги да започвате формулата със знак за равенство. В книгата може да има цяла глава, посветена на различните формули, които могат да бъдат въведени в това поле. Възможно е да въведете формули, които разчитат изцяло на други клетки.
  • Ако излезете от записа на формулата и се върнете по-късно, за да редактирате формулата, Excel има гаден навик да интерпретира обратния знак като опит за насочване към клетки. Това винаги ще промени формулата ви на погрешно нещо. Натиснете Escape, за да се върнете към първоначалната формула. Полезно е да маркирате грешния текст с мишката и след това да въведете повече.

Интересни статии...