Днес интересен проблем на Excel за сметките. Имате много суровини. Всеки елемент може да бъде сглобен в няколко различни възли от най-високо ниво. Въз основа на наличната суровина, имате ли достатъчно, за да изпълните поръчка за определен артикул?
Гледам видео
- Тим пита: Колко от всеки артикул е на разположение за продажба
- Усложняващ фактор: Елементът се състои от множество кашони
- Метод на фактура # 1: Добавяне на помощна колона с INT (необходимо количество / под ръка)
- Добавете междинни суми за най-малкото помощник при всяка промяна в продукта
- Свиване на междинните суми в изгледа # 2
- Изберете всички данни. Използвайте alt = "" +; за Изберете видими клетки
- Поставете в нов диапазон
- Ctrl + H, за да промените Space Min на нищо
- Метод на Майк # 2
- Копирайте колоната Product вдясно и използвайте Data, Remove Duplicates
- До уникалния списък с продукти използвайте MINIFS
- Имайте предвид, че MINIFS се предлага само в Office 365
- Метод за фактуриране №3: обикновената обобщена таблица се проваля, тъй като изчислените полета няма да работят в този случай.
- Изберете една клетка във вашите данни и натиснете Ctrl + T, за да конвертирате в таблица.
- Вместо това, докато създавате обобщена таблица, изберете полето за Добавяне към модел на данни
- Създайте нова мярка за Достъпни за продажба чрез INT
- Създайте нова мярка за комплект, който може да се продава с помощта на MINX
- Тази обобщена таблица работи!
- Mike Method # 4 Използвайте функцията AGGREGATE.
- Изглежда, че бихте искали да използвате аргумент MIN, но използвайте SMALL, защото той обработва масиви
- Използвайте
=AGGREGATE(15,6,INT($D$2:$D$141/$C$2:$C$141)/($A$2:$A$141=F2),1) - AGGREGATE е една от петте функции, които могат да приемат масив като аргумент без Ctrl + Shift + Enter
- Метод на сметката # 5
- Преобразувайте данните в таблица и използвайте Power Query - известен още като Get & Transform
- В Power Query изчислете OH / Needed
- Използвайте функцията Number.RoundDown, за да конвертирате в цяло число
- Използвайте групиране по номер на част и минимална наличност
- Затваряне и зареждане
- Бонус: Може да се опреснява!
Видео транскрипция
MrExcel: Хей, добре дошли, време е за поредния дуел на Excel Подкаст. Аз съм Бил Джелен от, към мен ще се присъедини Майк Гирвин от Excel Is Fun. Това е нашият епизод 190: Колко комплекта са на разположение за продажба?
Добре, днешният въпрос, изпратен от Тим. Гледа видеоклиповете ни от Dueling Excel, той работи за търговец на дребно и поиска да създаде електронна таблица, за да покаже на нашия екип по продажбите какво притежаваме и какво можем да продадем. Звучи просто, нали? Но тук е уловката: Продуктът, който продават, съдържа множество кашони и се инвентаризира на база на кашон. Ето пример за това, което той вижда. И така, ето този артикул, P12345, има 3 различни неща, които те трябва да изпратят. А в комплекта са необходими 4 кашона 1, 1 кашон 2 и 1 кашон 3. И това е колко те са на склад. Добре, така че просто като изчислите тук, те имат 2 пълни комплекта кашон 1, 4 пълни комплекта кашон 2 и 3 пълни комплекта кашон 3. Но това означава, че това, което могат да продадат, е минимумът от тези 3 числа - те могат да продават само 2. И тук, те имат 4 пълни комплекта кашон 4,4 от кашон 5, 2 от кашон 3, само 1 от кашон 7 - това е ограничителният елемент. Така че, в този случай те могат да продадат само един от тях. Добре. Сега, въпрос за по-късен ден, казах: "Е, има ли шанс Картон 3 да се използва на повече от едно място?" И той казва: "Да, но по-късно ще се притесняваме за това." Добре.
Така че ето как ще атакувам това. Всъщност мога да измисля няколко различни начина да атакувам това, така че това може да е интересно - това може да е двубой назад и напред. Това, което ще направя, е, че искам да има колона „Помощник“ тук, а колоната „Помощник“ ще разглежда по отделни елементи колко можем да продадем. Така че = 8 разделено на 4, така, и ще щракнем два пъти, за да го копираме. Да кажем, че ни трябваха 4, а имахме 6. Добре, така че сега ще кажем 1,5. Е, не можеш да продадеш, нали знаеш, половин диван, нали? Така че, ще трябва да е цялото число. Така че това, което ще направя тук, е да използвам = INT-- INT, цялото число-- онова нещо, което ще свали десетичните знаци и ще ни остави само цялата сума. Добре. Тогава имаме 8 - обратно към първоначалното число.
И трябва да разберем за всеки елемент тук кое е най-малкото число в колона Е? Уверете се, че данните са сортирани по Продукт, отидете в раздела Данни, изберете Междинни суми, при всяка промяна в Продукт използвайте функцията Мин. Знаете ли, аз през цялото време преподавам междинни суми на моите семинари по Power Excel и посочвам, че тук има 11 функции, но никога не съм използвал нищо друго освен Sum and Count. Така че, докато междинната сума може да не е най-бързият начин да направя това, искам да мога да кажа, че всъщност е имало едно време, когато съм успял да използвам нещо различно от Сумиране и броене. Добре, щракнете върху OK. И това, което ще получим, е всеки път, когато номерът на завесата - номерът на продукта - се промени, ще видим Мин. И че Мин е отговорът, който искаме. Затова свих до изгледа номер 2, ще избера всички тези данни и Alt +;за да изберете само видимите клетки, Ctrl + C и след това ще слезем тук и ще поставим - нека просто поставим в тази област - Ctrl + V. Добре. Изтрийте излишните колони и тогава трябва да се отървем от думата Мин. И не само думата Мин, но интервал Мин. Добре. Така че ще използвам Ctrl + H и ще променя повторяемостта на пространството Min на нищо, Replace All, щракнете върху OK, щракнете върху Close и има нашата таблица за това, което имаме на разположение за продажба. Добре, Майк, ще ти го хвърля.и има нашата таблица за това, което имаме на разположение за продажба. Добре, Майк, ще ти го хвърля.и има нашата таблица за това, което имаме на разположение за продажба. Добре, Майк, ще ти го хвърля.
Майк: Уау! MrExcel, обичам го. Функцията Min в междинни суми. Колко готино е това? Добре, ще отида на този лист точно тук, ще направя същата колона Helper. = INT ще вземем всички "На ръка", разделени на "Необходимо количество", затворени скоби. Ctrl + Enter, щракнете двукратно и го изпратете надолу. Сега просто трябва да намеря минималната налична за дадено условие или критерий. Ще избера Продукт, Ctrl + Shift + Arroe надолу, Ctrl + C, за да копирам, след това отивам надясно, Ctrl + V, след това ще изляза и ще кажа Премахване на дубликати. Ето го.
Използвах през цялото време разширен филтър, само уникални записи, но изглежда този метод е по-бърз. Там е моят уникален списък. Сега ще дойда тук. Колко? И ще използвам новата функция, MINIFS. Сега MINIFS е в Office 365; за Excel 2016 или по-нова версия, MINRANGE. Е, трябва да намеря минималната стойност в тази колона, Ctrl + Shift + стрелка надолу, F4, запетая и обхвата на критериите - това ще бъде целият този продукт. Ctrl + Shift + стрелка надолу, F4, запетая, стрелка наляво и ето. Това ще получи минималната стойност от броя, въз основа на условието или критериите, затворете скоби, Ctrl + Enter, щракнете двукратно и го изпратете надолу. Добре. Така че има MINIFS и междинна сума. Ще ви го върна обратно.
MrExcel: Да, Майк, много хубаво. Премахнете дубликати, вземете уникалния списък с продукти и след това функцията MINIFS. Попитах го в каква версия на Excel е, той каза Excel 2016. Надявам се, че това е Office 365 версия на 2016, така че той има достъп до това. Е, какво ще кажете за обобщена таблица? Добре, така че създадох обобщена таблица с продукт, и изисква, сума на необходимите количества и сума на ръка. След това от тук, „Анализ“, „Полета, елементи и комплекти“, „Изчислено поле“ и създадохте ново изчислено поле, наречено „Налично“, което е На ръка, разделено на задължително количество - по този начин нямам нужда колоната за помощ тук. И в началото изглеждаше, че ще работи, защото имахме 2, 3 и 4 и докладването, че минимумът е 2 - промених това изчисление, разбира се, на Min,и това изглеждаше добре.
But then, on this one, where we have 2,4,4,1,2, it's reporting 3. And what's happening is it's doing the calculation on this row. We have 25 on hand, divided by 8, that's 3 and a fraction, and so it's reporting 3, and so, no. A regular Pivot Table calculate item is not going to work. But instead, convert this data to a table and then Insert, PivotTable, Add this data to the Data Model, click OK. And we're going to have, down the left-hand side, Product and what it Requires. I'm going to create two implicit measures here with a Required Quantity and some of On Hand, and then I'm going to create a new measure. So, PowerPivot, Measure, a New Measure, and this new measure will be called Available to Sell (AvailToSell) and that formula is going to be, how many we have on hand divided by how many are required for each item, and click OK. Alright, so 8 divided by 4 is 2.
Alright. Now, that's still not our right answer, and we probably need to run this through the Integer function. So, Measures, Manage Measures, edit this and wrap the whole thing inside the INT function like this, click OK, and click Close. Now we're getting a fractional number-- still the wrong answer here.
But we're going to use a great new function that's only available in DAX. New Measure, and this is going to be called KitAvailable, and the function is not MIN, but MINX-- MINX. The MINX function. And the table that we're going to use is Table 1, and then expression is going to be that Available to Sell that we just calculated, and what this does-- the MINX function evaluates on a row by row basis and finds the minimum error. And so, we'll click KitAvailable, OK. Well, check this out: So here, where we have 2, 4, 4, 1, and 2, it's reporting 1. Alright, now in a perfect world all we have is Product and KitAvailable-- we don't need any of this other stuff in the middle. Alright. So we're just going to check this here, 2, 1, 3, 2, are our answers. I'll take the Requires out, 2, 1, 3, 2, yes. It's going to work. We actually take all the intermediate calculations out, just have a KitAvailable, like that. Mike, do you have another one?
Mike: How cool is that,? You use the MINX function in DAX; well, I'm going to go back over here, I'm going to use a formula. But I'm going to pretend like I don't even have this Helper column. I used MINIFS. Well, before MINIFS, in Excel 2016 there was the AGGREGATE function in Excel 2010. Now I want to use MIN, but of course, functions 1 to 13 do not let you do array formulas. So I'm going to have to use SMALL 1 as a substitute for the MIN function. And SMALL is one of the functions, 14 and above, that can handle array operations. That argument right there, array. So function number 15, comma, I want to ignore divided by zero error, so I'm going to type a 6 to ignore errors, comma, and I need to simulate that whole Helper column in the array argument-- INT. And instead of simply saying On Hand divided by Require, we do the whole column, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, divided by the Required column-- Ctrl+Shift+Down Arrow, F4-- now close parenthesis. That INT right there, if I highlight this and hit F9, it simulates that entire How Many Helper column. Ctrl+Z, now I simply divide it by, in parentheses, I need to get an array of TRUES and FALSEs, so I click on Product, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, and I ask the question are any of you equal to that Product ID, close parentheses. That will give me a bunch of TRUES and FALSEs. F9 TRUES and FALSEs in the denominator, TRUE will become a 1, FALSE will become a 0, which will give us divide by zero error. Ctrl+Z.
In essence, if I click the whole array in here, F9, the divide by zero is going to be our filter, so we only see the numbers for a particular Product. Ctrl+Z, and then, of course, AGGREGATE will pick the min out from that array of errors and numbers, close parenthesis. And AGGREGATE's amazing-- one of five functions that has an argument that can handle array operations without Ctrl+Shift+Enter. So I simply Ctrl+Enter and F2. What did I forget? Backspace. Array, then I type a comma and the K is 1 because I always want SMALL 1, which is the min, close parentheses. Ctrl+Enter, double-click, and send it down, F2. Alright. Aggregate with that whole Helper column right there to get how many for each Product. Alright? I'm going to throw it back over to.
MrExcel: Hey, that's beautiful. I knew there'd be a lot of different ways to solve this. I did not think of using AGGREGATE, which of course is better, because if someone has 2010, this will work. The 15 allows an array out here that is gorgeous. Alright, now, hey, when I set up the question, I just missed this and, you know, and Mike, you know this, when people send us questions, they try and minimize the situation to make it sound like it's easy, but the thing that's going to be a disaster here, is the fact that Carton 3 is used in multiple places, alright? And as soon as they sell something from, let's say, they sell, like, this item P12346, well then the number of Carton 3s on hand is going to change, right? And so that's going to impossibly impact what else we can sell.
Alright. So, thinking about how Tim is going to have to manage this process, he's going to have to have a way to regenerate this item quickly. And so, hopefully, he has an inventory table for every item. It'll show how many there are on hand and then, a VLOOKUP here, to pull the inventory over. Alright? That's what I'm hoping is going to happen, because then it might become somewhat manageable. And if this is something we have to reproduce again and again and again, then Power Query definitely has a use here.
So, Power Query in Excel 2010 or 2013, you're going to go download it, you'll have your own Power Query tab; but in Excel 2016, you're going to look for the Get and Transform. It's funny, in Excel 2016, it was the second group, but then in Office 365 they moved it to be the first group. Power Query has the ability to take something from a Table or Range, so I'm going to choose one cell in this table, Ctrl+T-- that will create a table for me. Table 3 is a fine name, I don't need to rename that. Now, this is the Table, we go to Data, From Table or Range, and we are going to Add a new Column-- this column is going to be a Custom Column, it's going to be called "Available", and that is going to be the On Hand divided by Required Quantity. Alright. Now, we need to send this into the INT function. Unfortunately, the function and Power Query are not the same. So, click here and then go to Formula Types, and you'll find this function is called Number.RoundDown, and this is case sensitive-- you have to make sure to use that exact same case. So =Number.RoundDown, open paren, and closed paren, and click OK. And so 11 divided by 4 is 2.75, rounds down to 2. Alright. That's the answer we need there, we don't need these columns anymore. So I can click on Requires, Shift+click on On Hand, and remove those columns. Alright. Now, choose Product, Transform, Group By, we're going to group by the Product, and the new function is going to be called KitsAvailable, and the operation is going to be the min of the available column. Click OK. Alright.
So now we have Product and KitsAvailable. Home, Close & Load, get a brand new sheet with our answers, but here's the beautiful thing. Alright, so, when we sell something-- let's make these columns less wide-- and we sell, let's say we sell enough so we have no Carton 3s left, I change that number there, the VLOOKUPS bring the results, and then come back here and choose this and Refresh all. And you see that now we have none of this, and this, and this, available to sell, because they all needed that Carton 3, and we have none of those left. Being able to Refresh in Power Query is going to help this in the end.
Well, this was a fun one for me because I knew there would be a lot of different ways to solve this problem. The Episode wrap up of this really long Episode: How many of each item is available to sell? And there's multiple cartons, alright? So, the first thing I did was add a Helper column; and then use Subtotals with the Min function; and then a whole bunch of really boring steps. Make had method number two, used MINIFS, which is great if you have Office 365. I went back to a Pivot Table, but a regular Pivot Table won't work, instead had to do a Data Model and then use the MINX function-- the MINX function-- and that calculated field or measure will actually work. Mike, using the AGGREGATE function, beautiful function, one of five functions that can accept an array as an argument without Ctrl+Shift+Enter. And then, method 5, convert the data to a table and use Power Query, also known as Get & Transform; and we're going to calculate On Hand divided by Needed (Required); and then the Number.RoundDown function to convert to an integer; group by part name, number, and calculate the minimum available; Close & Load; and the bonus, it's refreshable.
Е, хей, искам да ви благодаря, че се отбихте, ще се видим следващия път за поредния дуел на Excel Подкаст от MrExcel и Excel е забавен.
Свали файл
Изтеглете примерния файл тук: Duel190.xlsx
