Коригиране на данни в Excel с помощта на Flash Fill - Съвети на Excel

Съдържание

Всяка сряда поднасям любим съвет на Excel от мениджъра на Excel Project Ash Sharma. Тази седмица, Flash Fill. Въведен в Excel 2013, Flash Fill ще ви позволи да извличате символи от колона с данни или да обединявате данни от колони, без да пишете формула.

Помислете за примера, показан по-долу. Кодът на продукта има три сегмента, разделени с тире. Искате да извлечете средния сегмент. Първият сегмент може да бъде с дължина 3 или 4 знака. Вторият сегмент е винаги 2 знака. Формулата за извличане на средния сегмент не е ракетна наука, но това не е нещо, което един начинаещ ще излезе с: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Формулата, показана в E2, е междинен Excel

Но с Flash Fill не е нужно да измисляте формула. Следвайте тези прости стъпки:

Уверете се, че има надпис над A2.
Въведете заглавие в B1.
Въведете ME в B2.
Тук имате избор. Можете да изберете B3 и да натиснете Ctrl + E, за да извикате Flash Fill. Или можете да отидете на B3 и да напишете първата буква от верния отговор: E. Ако започнете да пишете в ЕС, Flash Fill ще премине в действие и ще ви покаже сива колона с резултати. Натиснете Enter, за да получите резултатите.

Предлагане на Excel за флаш попълване

Лично аз предполагам, че съм малко контролен изрод. Искам да кажа на Flash Fill кога да вляза в действие.

Ефектът на посивяване, показан на предишната фигура, е страхотен, за да позволи на новобранец на Excel да открие, че Flash Fill съществува. Той ще открие, че някой е на път да напише хиляди клетки и ще предотврати това. Flash Fill вероятно е спестил милиони часове на производителност.

Но има тънкости при Flash Fill - аз го наричам Advanced Flash Fill - и ако разбирате тези тънкости, ще искате да накарате Flash Fill да изчака до точното време.

Ако искате да поемете контрола и да се случи Flash Fill само когато натиснете Ctrl + E, отидете на File, Options, Advanced и махнете отметката Automatically Flash Fill.

Предотвратете действието на Flash Fill твърде рано

Ето един по-сложен пример. Кодът на продукта в колона I съдържа комбинация от цифри и главни букви. Бихте искали да получите само цифрите или само символите. Има формула за това, но не мога да я запомня. Чувствайте се свободни да гледате Dueling Excel Video 186 за формулата на масива или дефинираната от потребителя функция на VBA. Няма да гледам видеоклипа, защото мога да го реша с flash fill.

Извличането на цифри е сложна формула

Това е един от случаите, когато Flash Fill няма да може да разбере модела от един пример. Ако въведете '0252 в J3 и след това Ctrl + E от J4, Excel не може да разбере отговора по всяко време, когато номерът на частта започва с цифра.

Flash запълването е твърде рано и то не успява

Вместо това изпълнете следните стъпки:

Уверете се, че има надпис над I2. Добавете заглавие в J1 и K1. Ако няма заглавия, Flash Fill няма да работи.
Абсолютно се нуждаете от водещата нула, за да се появи в 0252 в клетка J2. Ако просто напишете 0252, Excel ще го промени на 252. И така, въведете апостроф (') и след това 0252 в J2.
В J3 въведете '619816
В J4 въведете „0115
От J5 натиснете Ctrl + E. Flash Fill правилно ще получи само цифрите

Flash fill фигурира намерението след 3 примера

Внимание

Flash Fill ще разгледа всички колони в текущия регион. Ако се опитате да извлечете буквите от колона I, докато колона J е в текущия регион, Flash Fill има проблеми. Вместо това следвайте тези стъпки.

Изберете колони J & K. Начало, Вмъкване, Вмъкване на редове на листа, за да преместите колоната Цифри от пътя.
В J1 въведете заглавие.
В J2 напишете BDNQGX
В J3 натиснете Ctrl + E. Flash Fill ще работи правилно.

Изолирайте колоните, съдържащи изходните данни

Flash Fill може да се използва в множество колони. В примера по-долу искате инициалите от колона Z, всеки последван от точка. След това интервал и фамилното име от колона AA. Искате цялото нещо да е правилно. Ако не бяха хората с двуцевни собствени имена, можеше да използвате =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Но работата с ME Walton би направила тази формула драстично по-трудна. Flash Fill за спасяване.

Уверете се, че има заглавия в Z1, AA1 и AB1.
Напишете J. Doe в AB2
Изберете клетка AB3 и натиснете Ctrl + E. Flash запълването ще премине към действие, но няма да използва и двете инициали в редове 6, 10 или 18.

Flash запълването може да се поучи от корекции
Изберете клетка AB6 и въведете нов шаблон: ME Walton. Натиснете Enter. По чудо Flash Fill ще търси други с този модел и ще коригира BB Miller и MJ White.

Flash запълването може да се поучи от корекции