Днес имаме списък с продажби по магазини. Трябва да добавите междинна сума за всеки магазин. Това е доста лесно да се направи. Сортирайте данните по магазин. Отидете до първия ред данни от следващия магазин и изберете Вмъкване - Ред.
Въведете етикет в колона A, указвайки, че това е Store 100 Total. В клетка C14 изберете Alt + Equals, за да поставите формула за суми.
Плъзнете дръжката за запълване (квадратната точка в долния десен ъгъл на показалеца на клетката) надясно, за да копирате формулата в колона D.
Това не е трудно. Отнема може би 20 секунди на магазин. Въпреки това - ако имате 250 магазина, ще отнеме наистина скучни 75 минути, за да добавите всички тези суми. За щастие има по-лесен начин!
Изберете една клетка във вашите данни. От менюто изберете Данни - Междинни суми. Ще се покаже следният диалогов прозорец.
Диалоговият прозорец Междинни суми предлага да се вмъкват междинни суми всеки път, когато Магазинът се промени. По подразбиране последната колона се проверява в раздела Добавяне на междинна сума към:. Проверих и единици. Щракнете върху OK. За по-малко от 15 секунди Excel е вмъкнал стотици междинни суми за вас!
Можете също да използвате тази функция, за да направите множество междинни суми. Не забравяйте да започнете първо на по-високо ниво. Ако искате междинни суми по провинция и магазин, първо ги добавете за провинцията.
След това изберете Данни - Междинни суми отново. Този път премахнете отметката от квадратчето за „Замяна на текущите междинни суми“. Променете горното падащо меню от Провинция на Магазини.
Резултатът - добавят се междинни суми за всеки магазин и провинция.
Погледнете вляво от колона А. Там има нови бутони, обозначени с 1, 2, 3 … Те се наричат бутони за група и контур. Ако изберете бутон 2, ще видите само провинциалните междинни суми.
Ако изберете бутона # 3 за група и контури, ще видите всички междинни суми.
Функцията за автоматична междинна сума съществува от Excel 97, но често се пренебрегва. В случая като днешния, това може да превърне скучния 1-часов процес в няколко секунди работа.
