Обединяване на поща в PDF от Excel - Новини

На 1 януари 2018 г. минималната заплата в Ню Йорк се увеличава до 13,50 долара. Това означава, че милиони копия на формуляр LS 54S или формуляр LS54 - Известие и потвърждение на лихвения процент трябва да бъдат изпратени на работниците. Щатът Ню Йорк предоставя празно копие на този формуляр като PDF файл, защитен с парола. Как можете да използвате Excel, за да подготвите стотици такива документи за вашите служители?

Въпреки че процесът на обединяване на поща от Excel в Word е документиран на (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), можете ли да направите обединяване на поща от Excel в PDF?

Бях изненадан, че най-доброто решение за този процес е използването на Adobe InDesign! Но първо нека да обобщя двата си неуспешни опита:

• Неуспешен опит 1: Опитах да репликирам формуляр LS54 в Excel, използвайки поредица от изрезки на екрана, за да обгърна клетките, които ще съдържат полетата в Excel. Това отне завинаги и когато бяха отпечатани, изрезките от екрана изглеждаха ужасно.

  

• Неуспешен опит 2: Използвайте Adobe Acrobat. Бихте си помислили, че пълната версия на Acrobat ще предложи начин за попълване на формуляр чрез обединяване на поща. Има опция Импортиране на данни под Инструменти, Формуляри, Още опции за формуляри. Загубих времето, за да добавя полета към PDF файла, импортирах електронната таблица и след това с разочарование установих, че мога да попълвам само по един формуляр наведнъж. Изберете ред 2 и мога да отпечатам първия служител. Но тогава ще трябва да избера ред 3, печат, избор ред 4, печат, ред 5, печат и това никога няма да работи за 750 служители.

  

Решаване на проблема с помощта на Adobe InDesign

Тук, ние публикуваме книги под Свещения макрос! Книги отпечатък. Абонираме се за пакета Adobe Creative Cloud, който ни предоставя Photoshop, Lightroom, Acrobat и нещо, наречено InDesign. Проверете във вашата компания, вероятно някой във вашите маркетингови или творчески отдели вече има абонамент за Adobe Indesign.

Успях да разреша проблема за по-малко от час, използвайки InDesign. Документирах стъпките тук, за да опростя процеса ви.

• Част 1: Преобразувайте защитения с парола PDF в графичен

  1. Изтеглете формуляра LS54S от labor.ny.gov на формуляр LS54S
  2. (По избор) Проклятие на държавата за защита на паролата на PDF файла
  3. Преобразувайте PDF в изображение. Ако имате Acrobat, използвайте File, Export To, Image, JPEG.webp. Ако не го направите, можете да използвате инструмента за изрязване в Windows, за да заснемете формуляра. Просто се уверете, че Acrobat Reader показва формата на 100%.

• Част 2: Изграждане на документа в InDesign

  4. Отворете Adobe InDesign. Изберете файл, нов, документ. Първата стъпка в диалоговия прозорец Нов документ е да щракнете върху втората икона под Ориентация, за да направите пейзажа на вашия документ. Променете мерните единици на инчове, ширина на 11, височина на 8,5. Променете горния поле на 0 и InDesign ще направи всички полета 0.

     
  5. Щракнете два пъти върху дясната страна на A-Master в панела Pages

  6. От Windows Explorer плъзнете JPG.webp от стъпка 3 и го пуснете на Paste Board, който е извън главната страница. Ако сте нов в InDesign, бихте помислили, че трябва да плъзнете и пуснете изображението * вътре в страницата *, но това би било погрешно. Споделям трик, който научих от Консепсион на Ан Мари „Нейната отвратителност“. Ако някога ви се наложи да станете майстор в InDesign, трябва да наемете Ан Мари. Когато пуснете изображението на главната страница, не можете да стигнете до дръжките за преоразмеряване. Вместо това пуснете изображението точно извън главната страница, вече имате достъп до дръжките за преоразмеряване. Преоразмерете документа, така че да се побере на страницата, като задържите Shift, докато плъзнете горната лява дръжка за преоразмеряване надолу. След като документът е малко по-малък от страницата, плъзнете го върху дясната странична страница. Не се чудете, че сте отрязали половината текст!

     
  7. Натиснете любимата ми клавишна комбинация за всички времена: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Това ще направи цялото изображение да се побере в новоразменената рамка. Знам десетки клавишни комбинации в Excel. Знам само два клавишни комбинации в InDesign и Ctrl + alt = "" + Shift + E е един от тях. Напълно ме плаши, че InDesign може да има 25 други клавишни комбинации като Ctrl + alt = "" + Shift + A до Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Част 3: Попълнете фиксираните полета

  Във формуляра има някои полета, които ще бъдат еднакви за всички служители. Например името на компанията може да е еднакво за всички. Ето как добавяте малко текст към главната страница в InDesign.

  8. Натиснете клавиша F, за да стартирате рамков режим. С помощта на мишката нарисувайте правоъгълник, където искате да се появи фиксираният текст. Първоначално този кадър ще има X през него.

     
  9. Щракнете с десния бутон върху новоизчертаната рамка. По средата на дългото контекстно меню изберете контекст, текст.
  10. Натиснете клавиша T, за да влезете в режим за въвеждане на текст

  11. Щракнете вътре в полето и въведете фиксирания текст. Ако трябва да смените шрифта, изберете текста и използвайте иконата „A“ над екрана, за да разкриете инструментите за символи.

      

  12. Повторете стъпки от 8 до 11 за всички останали полета, които трябва да бъдат постоянни във всички форми. Това е монотонно. Получаването на малка рамка с малък 9-точков „X“, подреден с квадратчетата за отметка, не е забавно, но е възможно. Ако трябва да преместите рамка или да преоразмерите рамката, ще трябва да я изберете с първия инструмент със стрелка вляво. Той се нарича инструмент за избор (за разлика от по-малко полезния инструмент за директен избор, който е втората стрелка в полето).

      

  Професионален съвет № 1: Изберете първото поле. Ctrl + C за копиране. Ctrl + V, за да поставите ново поле в средата на страницата. Плъзнете новото поле в позиция. Това е супер полезно, след като получите малко X за квадратчетата за отметка.

  Професионален съвет № 2: Трудно е да използвате мишката, за да поставите „X“ в правилната позиция. След като рамката е избрана, използвайте клавишите със стрелки на клавиатурата, за да я бутнете в позицията.

  Професионален съвет № 3: Всички изображения в InDesign започват да изглеждат ужасно. Това е функция, а не грешка! Помислете за книга. Power Excel 2017 With има 1400 изображения. Компютърът би затънал, ако се опитат да покажат всички 1400 изображения с висока разделителна способност. Вашият документ има едно изображение и вероятно можете да си позволите да показвате изображението с висока разделителна способност. Изберете изображението, като щракнете върху празно пространство във формуляра. Щракнете с десния бутон на мишката и изберете Display Performance, High Quality Display. Presto! Изображението става рязко.

  

• Част 4: Попълнете данните в Excel

  Свещена електронна таблица! Отне ми толкова време, за да стигна до частта от техниката на Excel.

  13. Поставете прости заглавия с една дума в ред 1. Форматирайте всички полета за валута като валута или ще откриете, че $ 13,50 се появява като 13,5 в обединения PDF. Осъзнавам, че във формуляра вече има знак за долар, но $ 13,50 изглежда по-добре от $ 13,5.
  14. Използвайте файл, запазете като. Запазете документа като файл на Excel, за да можете да го редактирате по-късно.
  15. Използвайте файл, запазете като. Запазете документа като текст (разделен с табулатори) (* .txt). Не забравяйте да запомните пътя и името на файла, за да можете да ги намерите по-късно. Затворете файла в Excel или ще получите съобщение за грешка в стъпка 17.

• Част 5: Обратно към InDesign за добавяне на полета за формуляри

  16. От менюто InDesign изберете Window, Utilities, Data Merge. Ще се появи малък прозорец за обединяване на данни, плаващ някъде над InDesign. Всеки малък плаващ панел в InDesign има цял куп полезни команди, скрити зад това, което те наричат ​​Меню на панела. Ето снимка на иконата на панелното меню:

      
  17. Отворете менюто на панела в Data Merge. Изберете Избор на източник на данни. Прегледайте и изберете .TXT файла от стъпка 15. Панелът за обединяване на данни сега показва имената на полетата от ред 1 на вашата електронна таблица. В света на плъзгане и пускане бихте си помислили, че можете да плъзнете тези полета във вашия формуляр, но не можете. Вместо това повторете стъпки 8 и 9, за да нарисувате нови рамки, където искате тези полета да отидат. Направете рамките хубави и широки, в случай че някой от вашите служители е Джон Джейкъб Джингълбелс III. По-специално за полетата за заплащане и извънреден труд на LS-54S, може да се наложи да промените на 10 точки, за да позволите на рамката да се побере.

  18. Щракнете в празната рамка за Име. В панела за обединяване на данни кликнете върху Име. Престо! <> се появява в рамката. Повторете за Wage и OT.

      
  19. Тази стъпка не е задължителна, но си струва шестдесет секунди. Щракнете върху полето за визуализация в долния ляв ъгъл на панела за обединяване на данни. Ще видите данни от първия запис. Използвайте иконите със стрелка наляво и надясно в долната част на панела за обединяване на данни, за да видите следващия запис.
  20. Запазете файла InDesign, преди да направите сливането. На този етап запазих документа си и можете да го изтеглите от тук.

  За да обобщим, ако погледнете в панела „Страници“, сте направили цялата тази работа от дясната страна на страницата A-Master. Но можете да видите от миниатюрата, че всичко на главната страница се показва на страница 1 на вашия документ.

  

• Част 6: И накрая, Mail Merge

  21. В горната част на панела за обединяване на данни има икона, която изглежда като страна 4 на матрицата с номер 4. Това е символът за Създаване на обединен документ. Щракнете върху него.

      

  22. Всички настройки в Създаване на обединен документ са правилни. Щракнете върху OK.

      
  23. Ще получите едно от двете съобщения. Или: „Не е генериран текст с надстройка“ или „В тези записи сте заместили текст“.

  В InDesign думите „Overset Text“ означават, че имате повече знаци, отколкото ще се поберат в текстов кадър. Не намерих еквивалент на Excel Shrink to Fit. Ако казват, че сте надценили текста на запис 450, отидете на страница 450 в панела Страници и вижте, че имате служител с наистина дълго име. Върнете се в дясната страна на страницата A-Master и преоразмерете рамката за това поле.

  На този етап ще имате голям документ в InDesign. В моя случай имам 114 страници, защото имах 114 записа във файла на Excel. Кликнете върху която и да е страница в панела Страници, за да видите тази страница с попълнените данни.

  Някои съвети: Менюто на панела за обединяване на данни предлага команда за актуализиране на източника на данни. Ако промените основния файл на Excel и запишете като нов текстов файл, използвайте командата, за да получите промените. Ще трябва да повторите стъпка 21, за да се обедините отново.

• Част 7: Експортиране в PDF, за да можете да печатате

  24. От менюто File изберете Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Изберете път и име на файл. Приемете всички хиляди настройки в диалоговия прозорец Експортиране на Adobe PDF. Щракнете върху OK

  Една заключителна бележка тук: В реалния живот имахме 751 служители. Слагам всеки служител във файла два пъти, за да можем да отпечатаме по два екземпляра за всеки служител и да ги съпоставим. Полученият 1502 страници PDF беше по чудо с размер само 2,48 MB! По някакъв начин съветниците в Adobe са успели да запазят едно копие на изображението и са го използвали отново и отново. Първият ми заблуден опит да направя обединяването на пощата с помощта на Excel създаде неприятно изглеждащ 150MB PDF файл, който никога не може да бъде изпратен по имейл.

  Ако не можете да намерите копие на InDesign или тези стъпки изглеждат твърде смущаващи, наемете консултант на Excel, който да направи обединяването на пощата в PDF вместо вас.