Microsoft казва, че 80% от хората, които използват Excel, никога не са използвали обобщена таблица. Когато наближавам края на поредицата си от 40 дни на Excel, въведение към обобщените таблици.
Осевите маси са чудотворни. Получавате работна книга с хиляди редове подробни данни. Можете да обобщите тези данни само с няколко щраквания с помощта на обобщена таблица. Написал съм цели книги на обобщени таблици, така че днес искам да ви преведа през изграждането на първата ви обобщена таблица.
Кажете, че имате 6464 реда данни с клиент, продукт, дата, приходи. Искате да намерите приходите за топ 5 на клиентите, закупили джаджи.
- Изберете една клетка във вашия набор от данни
-
В раздела Вмъкване на лентата изберете Осева таблица
Стартирайте вашата обобщена таблица -
В диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица изберете Съществуващ работен лист. Винаги оставяйте празна колона между вашите данни и обобщената таблица, така че в този случай изберете клетка G2 за мястото, където да се намира вашата обобщена таблица.
Изберете къде да изградите обобщената таблица Панелът на обобщените таблици се появява от дясната страна на екрана. В горната част на панела има списък с полетата във вашия набор от данни. В долната част има четири зони за пускане с объркващи имена.
Плъзнете полетата до тези зони за отпадане - Плъзнете полето Клиент от горната част на списъка с полета на обобщената таблица и го пуснете в зоната за капка Редове.
- Плъзнете полето Revenue от горната част на списъка с полета на обобщената таблица и го пуснете в зоната за спад на Values
- Плъзнете полето Продукт до падащата зона Филтри.
-
Отворете падащото меню на филтъра в H2 и изберете Widget. На този етап ще видите обобщение на клиентите, закупили джаджи /
Само 7 стъпки за изграждане на този обобщен отчет - В лентата има два раздела с обобщена таблица. Отидете в раздела Дизайн. Изберете Layout Layout, Show in Tabelar Form. Това променя заглавието в G3 от Редови етикети на Клиент. Това също прави обобщената таблица по-добра, ако по-късно добавите още полета с редове.
- Отворете падащото меню в G3. Изберете Филтри за стойност, Топ десет. В диалоговия прозорец Top 10 Filter (Клиент) изберете Top, 5 Items by Sum of Revenue. Щракнете върху OK.
- Осевите таблици никога не избират правилния цифров формат. Изберете всички клетки от приходите от H4: H9. Задайте формат на валута с 2 знака след десетичната запетая.
- Ако искате отчетът да бъде сортиран с най-големия клиент в горната част, изберете някоя клетка за приходи и щракнете върху иконата Сортиране по низходящ ред (ZA) в раздела Данни. Това е пряк път за отваряне на падащото меню в G3 и избор на Сортиране Z до А.
На този етап сте решили първоначалния въпрос:
Въпреки това, обобщените таблици са лесни за промяна. След като отговорихте на първия въпрос, опитайте някое от следните:
- Променете падащото меню в H1 от Widget на Gadget, за да видите най-добрите клиенти за джаджи.
- Щракнете двукратно върху приходите в H4, за да видите списък на всички записи, които съставляват тези данни. Отчетът се появява на нов работен лист вляво от текущия работен лист.
- Щракнете върху иконата Pivot Chart в раздела Analyze, за да начертаете 5-те най-добри клиенти
Това са само няколко от опциите в обобщените таблици.
Обичам да питам екипа на Excel за любимите им функции. Всяка сряда ще споделя по един от отговорите им. Днешният съвет е от мениджъра на Excel Проекта Аш Шарма.
Мисъл на деня в Excel
Помолих приятелите си в Excel Master за съвети относно Excel. Днешната мисъл за размисъл:
„С Excel не можете да готвите, но можете да правите пайове“
Таня Кун
