Говорих със Стив по телефона онзи ден, когато ми хрумна идеята за този съвет. Стив имаше таблица с месечните данни за продажбите в Excel. Тъй като две продуктови линии бяха обединени, Стив трябваше да добави всички данни за продажбите от продукт D към данните за продажбите на продукт C. Докато слушах по телефона, Стив направи това, което правим всички: той вкара празен ред в Excel формула на Excel за сумиране на клетките, след това използва паста-специални стойности, за да постави резултата върху горната част на оригиналните фигури за продукт С, след което изтри стария продукт D и временния празен ред. Има по-бърз начин - използване на Paste Special Add вместо Paste Special Values.
Ако работите с електронни таблици от дните на Lotus 1-2-3, тогава знаете как да / обхванете стойности клетки с формули, за да промените записите от формули на стойности. Докато преминавахте към Excel, помощта на Excel ни научи да използваме Редактиране> Специално поставяне> Стойности, за да постигнем същото. След като мрънкахме, че трябва да научим нов метод, всички бързо започнахме да използваме „Поставяне на специални стойности“ (ако сте истински гайка на клавиатурата, запомнихте прекия път alt-esv) и продължихме живота си.
За всеки, който не знае как да използва Поставяне на специални стойности: прегледайте Присъединяване на текст в Excel.
Ето съвета от тази седмица: Някога гледали ли сте диалоговия прозорец Специално поставяне и сте се чудили какво всъщност правят всички тези други опции?
Нека да разгледаме раздела "Операция" в диалоговия прозорец PasteSpecial. С опцията "Добавяне" можете да маркирате правоъгълен диапазон от клетки, използвайте Редактиране> Копиране, за да ги копирате в клипборда, след което използвайте Редактиране> Специално поставяне> Добавяне, за да добавите тези стойности към друг диапазон от клетки. Това ще направи задачата на Стив много по-опростена.
Нека да разгледаме примера на Стив. Той иска да добави данните за продажбите на всеки месец от елемент D към съответния месец за елемент C. Първо, Стив ще маркира клетки B4: M4 и ще натисне Edit> Copy.
След това той ще маркира клетка B3, ще избере Edit> Paste Special и ще добави Add от раздела Operation на диалога Special Special.
Щракнете върху OK и Excel ще добави клетките от клипборда към съществуващите стойности за елемент C.
Стив вече може да изтрие елемент D и да продължи по пътя си. Този метод е по-бърз и по-малко податлив на грешки от вмъкването на ред, въвеждането на формулата, промяната на формулите на стойности и поставянето на оригиналните фигури. Не е много по-бързо, но всеки бит помага.
Специално поставяне може да се използва и за прилагане на една стойност към набор от клетки. Например, ако имате 1000 клетки, които са всички отрицателни и трябва да ги промените, за да бъдат положителни:
- Намерете временна клетка и въведете -1 като стойност в тази клетка
- Копирайте временната клетка
- Маркирайте своя диапазон от 1000 клетки
- Използвайте Edit> Paste Special> Multiply, за да умножите всички тези 1000 клетки по отрицателни 1.
И така, следващия път, когато се окажете на път да вмъкнете временен ред, за да извършите изчисление, изпробвайте тези други опции, намерени в диалоговия прозорец Специално поставяне, за да опростите живота си.
