Този съвет е продължение на съвета на Excel от миналата седмица. Можете да използвате командата Go To Special, за да изберете празните клетки от диапазон. Това е чудесна техника на Excel за почистване на данни в обобщена таблица.
Осевите таблици са прекрасни инструменти. Но какво, ако вашата обобщена таблица е само междинна стъпка във вашите манипулации с данни и искате да използвате по-нататък обобщените данни в общата таблица? По-рано редовно получавах 5000 реда данни от наследена мейнфрейм система. Тези данни имат колони за продукт, месец, регион, състояние и количество. Трябваше да обобщя данните в обобщена таблица с месеци, преминаващи в горната част, продукт, регион и състояние надолу по редовете. Осевите таблици правят това бързо.
Оттам трябваше да взема данните от обобщената таблица и да импортирам в Access. Както можете да видите, обобщената таблица по подразбиране не е подходяща за това. Excel използва стил на контур, така че всеки регион се появява само веднъж, с празни клетки, които го следват до междинната сума на региона. Клетките в секцията с данни без данни са празни вместо числови. Също така не искам междинните суми в данните.
Започвайки от Excel 97, има опции за обобщената таблица, за да контролира част от това поведение.
В диалоговия прозорец за оформление на обобщена таблица щракнете двукратно върху името на полето за регион. В раздела Междинни суми щракнете върху бутона за избор "Няма". Това ще се отърве от нежеланите междинни суми.
В Excel 2000 бутонът с опции ще ви отведе до диалогов прозорец, където можете да посочите „За празни клетки, покажете:“ и да попълните нула, така че да нямате таблица, пълна с празни клетки.
За по-нататъшно манипулиране на обобщената таблица ще трябва да направите така, че вече да не е обобщена таблица. Ако се опитате да промените клетки в обобщена таблица, Excel ще ви каже, че не можете да промените част от обобщена таблица. За да преминете от обобщена таблица към само стойности, изпълнете следните стъпки:
- Преместете показалеца на клетката извън обобщената таблица.
- Ако обобщената таблица започва на ред 1, поставете нов ред 1.
- Започнете да маркирате в новия празен ред 1 и плъзнете надолу, за да изберете цялата обобщена таблица.
- Направете Ctrl + C (или Редактиране - Копиране), за да копирате този диапазон.
- Със същата избрана област направете Редактиране - Специално поставяне - Стойности - ОК, за да промените обобщената таблица само на статична стойност.
Но ето истинският съвет за тази седмица. Дженифър пише
Непрекъснато съм се сблъсквал с проблема с използването на опцията за обобщена таблица, за да обобщя редове данни, но той не попълва редовете под всяка промяна в категорията на редовете. Знаете ли как да накарате пивотната таблица да се попълва под всяка промяна в категорията ?? Трябваше да плъзгам и копирам всеки код надолу, за да мога да правя повече обобщени таблици или сортиране. Опитах се да променя опциите в обобщената таблица, но без резултат.
Отговорът не е лесен за научаване. Това не е интуитивно. Но ако мразите да влачите тези клетки надолу, ще ви хареса да отделите време, за да научите този процес! Следвайте - изглежда дълго и разтеглено, но наистина наистина работи. След като го получите, можете да направите това за 20 секунди.
Тук всъщност има 2 или 3 нови съвета. Да приемем, че имате 2 колони вляво, които са във формат на контури, които трябва да бъдат попълнени. Маркирайте от клетка A3 чак до клетка B999 (или какъвто е последният ви ред с данни.)
Трик # 1. Избиране на всички празни клетки в този диапазон.
Натиснете Ctrl + G, alt = "" + S + K и след това въведете. а?
Ctrl + G извежда диалоговия прозорец GoTo
Alt + S ще избере бутона "Special" от диалоговия прозорец
Диалогът Goto-Special е страхотно нещо, за което малцина знаят. Натиснете "k", за да изберете "заготовки". Натиснете Enter или щракнете върху OK и вече ще изберете само всички празни клетки в колоните с контури на обобщената таблица. Това са всички клетки, които искате да попълните.
Трик # 2. Не гледайте екрана, докато правите това - той е твърде страшен и объркващ.
Натиснете клавиша за равно. Натиснете стрелката нагоре. Задръжте Ctrl и натиснете Enter. Натискането е равно и стрелката нагоре казва: "Искам тази клетка да бъде точно като клетката над мен." Задържането на Ctrl, когато натиснете enter, казва: „Въведете същата формула във всяка избрана клетка, която благодарение на Трик # 1 е всички празни клетки, които искахме да попълним.
Трик # 3. Което Дженифър вече знае, но е тук за пълнота.
Сега трябва да промените всички тези формули на стойности. Отново изберете всички клетки в A3: B999, а не само празните места. Натиснете Ctrl + C, за да копирате този диапазон. Натиснете alt = "" + E, след това sv (въведете). за да поставите специални стойности на тези формули.
Та-да! Никога повече няма да прекарате един следобед, като ръчно изтегляте заглавия на колони в обобщена таблица.
