Забележка
Кейти Съливан е мениджър на проекти в екипа на Microsoft Word. За този съвет връщам подиума на Кейти.
Докато феновете на Excel понякога дразнят, че Word и PowerPoint са безплатни приложения, които се доставят с Excel, има моменти, когато Microsoft Word предлага функция, която Excel не предлага. В тези случаи има смисъл да копирате данните си от Excel, да ги поставите в Word, да изпълните командата и след това да копирате обратно в Excel. Ето няколко примера за техники, които се обработват по-добре в Word, отколкото в Excel.
Техника 1: Преобразуване в горна, долна, правилна
Ако трябва да конвертирате от главни в малки или правилни букви, Word има клавишна комбинация за натискане на клавиш. Копирайте данните в Word и превключете буквата, като използвате Shift + F3.
Техника 2: Добавяне на куршуми
Ако искате да добавите маркери към клетки на Excel, в Word е много по-лесно, отколкото в Excel. Копирайте клетките в Word и приложете стила на символи. Копирайте от Word и поставете обратно в Excel. Може да се наложи да използвате иконата за намаляване на отстъп няколко пъти.
Бакшиш
Ако имате диапазон от клетки, които съдържат текст, изберете диапазона и натиснете Ctrl + 1, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки. След това в раздела Число изберете Персонализиран от списъка вляво. Щракнете в полето Тип и изчистете каквото има. Задръжте натиснат бутона alt = "", докато натискате 7 на цифровата клавиатура. Трябва да се появи куршум. Въведете интервал и след това @.
Техника 3: Визуализирайте и оцветете формули
Ако имате изключително дълга формула, да речем една с 10 вложени IF израза, можете да поставите в Word и да използвате цветове и Shift + Enter, за да интервалите формулата, за да я осмислите. (Едно опровержение от екипа на Excel: Можете да разширите лентата с формули и да използвате Alt + Enter, за да разделите формула на много редове. Или можете да използвате страхотната добавка RefTreeAnalyser от Jan Karel Pieterse.
Техника 4: По-бърз SmartArt
Word предлага опцията Конвертиране на текст в SmartArt. Докато Excel предлага и SmartArt, там не е много удобно, защото трябва да копирате записите един по един в панела SmartArt.
Техника 5: Извличане на данни от PDF
Кажете, че някой има работна книга на Excel и я запазва като PDF. Изпращат ви го. Това е досадно и очевидно не искат да използвате повторно данните. Ако отворите PDF файла в Acrobat Reader, копирате данните и поставите в Excel, той ще се развие в една колона. Но тук е тайната: Първо поставете тези данни в Word. Редовете и колоните ще се поставят правилно. След това можете да копирате от Word и да поставите обратно в Excel. (Ако сте останали в версия на Office преди 2013 г., препоръчвам Able2Extract.)
Оригиналните данни са показани вляво отдолу и можете да видите вдясно и как изглеждат, когато поставите директно от PDF в Excel. Можете да видите, че данните се „размотават“, като B1: C1 преминава към A2: A3 и т.н.
Поставете същите тези данни в Word.
Копирайте от Word и поставете в Excel.
Данните остават в оригиналната поръчка. Можете да приложите Word Wrap и да коригирате ширините на колоните, за да се върнете към първоначалните данни.
Техника 6: Промяна на форматирането на думи в Excel
Ако имате изречения с текст в Excel, е възможно да изберете една дума, докато сте в режим Редактиране и да промените цвета на тази дума. Но глобалната промяна на цвета на всяка поява на думата в Excel е досадна. Вместо това поставете данните в Word и натиснете Ctrl + H. Сменете куче с куче. Щракнете върху Още >> и след това изберете Формат, Шрифт. Изберете Червено. Щракнете върху Замяна на всички.
Копирайте от Word и поставете обратно в Excel. Фигурата по-долу показва с какво се оказвате.
Техника 7: Заменете, запазвайки форматирането на символи
Word също се справя с подобен проблем: замества текст, но оставя форматирането на текста такова, каквото е. По-долу има анкета за най-добрия домашен любимец. Някой е откроил определени думи в текста.
Използвайте Ctrl + H, за да направите Find and Replace, както е показано вляво. Когато използвате Replace All, ако изречение е променено, форматите ви в клетките ще бъдат загубени. На фигурата по-долу зачертаването остава на първия ред, тъй като в този ред не се среща думата кученце и по този начин не е променен.
За да запазите форматирането в оригиналния текст, копирайте в Word. Направете замяната в Word. Копирайте от Word и поставете обратно в Excel.
Благодарим на Кейти Съливан (ръководител на проекти в екипа на Word!), Че допринесе за този съвет. Кейти очевидно предпочита кучета пред котки. Благодаря на Glenna Shaw и Oz du Soleil за приноса на идеи към този съвет.
