За да опитате този съвет на собствения си компютър, изтеглете и разархивирайте CFH274.zip.
Excel предлага 65 536 реда данни в една електронна таблица. Какво се случва, когато имате повече данни от това? Много хора се обръщат към Access - но чудесната новина е, че можете да използвате тези данни на Access и въпреки това да правите обобщени таблици на Excel върху данните, за да изготвите бързи обобщени отчети.
Имате таблица в Access с 83 000 реда данни. Това са повече данни, отколкото могат да бъдат събрани в един работен лист на Excel 2003.
Започнете с празна работна книга на Excel. От менюто Данни изберете обобщена таблица. Ако използвате данни на Excel, обикновено можете да щракнете направо през стъпки 1 и 2 от съветника. В този случай трябва да промените настройките. От менюто с данни изберете обобщена таблица и обобщена диаграма.
В стъпка 1 от съветника изберете Външни данни.
В стъпка 2 щракнете върху бутона Получаване на данни.
Изберете база данни на Access.
Този древно изглеждащ диалогов прозорец Отваряне показва, че всъщност вече изпълнявате Microsoft Query вместо Excel. Прегледайте вашата база данни.
Списък от таблици се появява вляво. Изберете таблица и натиснете бутона със стрелка, за да преместите полетата надясно.
В следващите 2 стъпки можете да филтрирате данните или да промените реда на сортиране. Просто щракнете върху Напред през тях. Изберете да върнете данните в Microsoft Excel.
Най-накрая се връщате към стъпка 2 от съветника за обобщена таблица. Изберете Напред. Щракнете върху Finish в стъпка 3 на съветника.
Вече имате празна обобщена таблица.
Можете да плъзнете полета от списъка с полета на обобщената таблица до различни раздели на обобщения отчет, за да създадете обобщен отчет.
Съхраняването на вашите данни в Access ви позволява да използвате най-мощната функция на Excel - обобщени таблици - за анализ на вашите данни.
Съветът в това предаване е от Pivot Table Crunching.
