Наскоро бях навън, правейки няколко семинара за Excel Power. Когато получите 150 счетоводители в една стая за изпълнена със смях сутрин от съвети и трикове на Excel, аз винаги научавам нещо ново. Някой от публиката е в състояние да сподели страхотен трик с останалата част от стаята.
В днешния епизод имам колекция от нови трикове. Това всъщност са трикове, които са по-добри или различни от еквивалентния метод, разгледан в книгата. Те определено ще бъдат в следващата редакция на книгата.
Между другото, бих искал да дойда във вашия град, за да направя Power Excel семинар. Ако принадлежите към професионална група като местната глава на Института на мениджърските счетоводители, Института на вътрешните одитори, AICPA, МСП и др., Защо не предложите да ме резервират за един от предстоящите им CPE дни? Изпратете своя председател на програмата за глави на тази страница за подробности.
Намерете разликата между две дати
Аз обикновено се говори за методите за използване =YEAR(), =MONTH(), =DAY()функции, но хладно старата функция крие в Excel.
Функцията DATEDIF е останала от Lotus. Въпреки че помощта на Excel не говори за тази функция, това е чудесен начин да намерите разликата между две дати.
Синтаксисът е =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Ето валидните стойности, които можете да използвате за Code.
- Y - ще ви каже броят на пълните години между двете дати.
- YM - ще ви каже броя на пълните месеци, с изключение на годините, между двете дати.
- MD - ще ви каже броя на пълните дни, с изключение на пълните месеци, между двете дати.
- M - ще ви каже броя на пълните месеци. Например, жив съм от 495 месеца
- D - ще ви каже броя на дните. Например, жив съм от 15 115 дни. Това е тривиална употреба, тъй като можете просто да извадите една дата от друга и да форматирате като число, за да дублирате този код.
Полезните кодове са първите три кода. В шоуто демонстрирах този работен лист. Идентични формули в колони D, E и F изчисляват DATEDIF в години, месеци и дни.
Формулата в колона G струни това заедно, за да създаде текст с продължителността на времето в години, месеци и дни.
Можете да комбинирате това в една формула. Ако клетка A2 съдържа датата на присъединяване, използвайте следната формула в B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Сума от видимите клетки
Добавете SUM функция под база данни и след това използвайте AutoFilter за филтриране на базата данни. Excel ще досажда скритите редове в сумата!
Вместо това изпълнете следните стъпки:
- Използвайте Данни - Филтър - Автофилтър, за да добавите падащите менюта Автофилтър.
- Изберете филтър за едно поле
- Отидете до празната клетка под една от числовите колони в базата данни.
- Щракнете върху гръцката буква E (Sigma) в стандартната лента с инструменти. Вместо да въвежда
=SUM(), Excel ще въведе=SUBTOTAL()и използва кодовете, за да предотврати включването на скрити редове.
Клавиш за бърз достъп за повторение на последната команда
Бутонът F4 ще повтори последната команда, която сте изпълнили.
Например изберете клетка и щракнете върху иконата B, за да направите клетката получер.
Сега изберете друга клетка и натиснете F4. Excel ще направи тази клетка получер.
F4 ще запомни последната команда. Така че, можете да направите клетка в курсив и след това да използвате F4, за да направите много клетки в курсив.
Предварително изберете диапазона от клетки, които да бъдат въведени
В книгата ви показвам как да използвате Инструменти - Опции - Редактиране - Преместване на селекцията след въвеждане на посока - Право, за да принудите Excel да се премести надясно, когато натиснете клавиша Enter. Това е добре, когато трябва да въведете данни, преминаващи през ред.
Особено полезно е, ако въвеждате цифри на цифровата клавиатура. Трикът ви позволява да въведете 123 Enter и да се озовете в следващата клетка. Като държите ръцете си на цифровата клавиатура, можете да въвеждате числата по-бързо.
Някой предложи подобрение на тази техника. Предварително изберете диапазона, в който ще въвеждате данните. Предимството е, че когато стигнете до последната колона и натиснете Enter, Excel ще премине към началото на следващия ред.
На изображението по-долу, натискането на Enter ще ви премести в клетка B6.
Ctrl + Плъзнете дръжката за попълване
Много пъти съм показвал трика Fill Handle в шоуто. Въведете понеделник в A1. Ако изберете клетка A1, в долния десен ъгъл на клетката има квадратна точка. Тази точка е дръжката за попълване. Щракнете върху дръжката за попълване и плъзнете надолу или надясно. Excel ще попълни вторник, сряда, четвъртък, петък, събота, неделя. Ако плъзнете за повече от 7 клетки, Excel ще започне отново в понеделник.
Excel е наистина добър. Той може автоматично да разшири всички тези серии:
- Понеделник - вторник, сряда, четвъртък, петък и т.н.
- Януари - февруари, март, април и др.
- Януари - февруари, март и др.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 и т.н.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 и т.н.
- 1-ви период - 2-ри период, 3-ти период, 4-ти период и др.
- 23 октомври 2006 г. - 24 октомври 2006 г., 25 октомври 2006 г. и др.
Тъй като Excel може да направи ВСИЧКИ тези невероятни серии, какво бихте очаквали, ако въведете 1 и плъзнете дръжката за попълване?
Може да очаквате, че ще получите 1, 2, 3, …
Но наистина получавате 1, 1, 1, 1, 1, …
Книгата говори за объркан метод. Въведете 1 в A1. Въведете 2 в A2. Изберете A1: A2. Плъзнете дръжката за попълване. Има по-добър начин.
Просто въведете 1 в A1. Ctrl + Плъзнете дръжката за попълване. Excel ще попълни 1, 2, 3. Задържането на Ctrl изглежда заменя нормалното поведение на дръжката за попълване.
Някой в семинар каза, че би искал да въведе дата, да плъзне датата и да накара Excel да запази датата същата. Ако задържите Ctrl, докато плъзгате дръжката за попълване, Excel ще замени нормалното поведение (увеличаване на датата) и ще ви даде една и съща дата във всички клетки.
