Преподавам клас по Power Excel в университета в Акрон. Въпреки че се рекламира като напреднал клас, винаги има някои основни понятия, които учениците изглежда не знаят. Изумен съм от това как най-простите техники ще предизвикат най-голямо вълнение. Това е един от тези съвети.
Днес Саджад от Дубай пише с въпрос. Той има база данни с собствено име в колона А и фамилно име в колона Б. Как може да обедини собствено и фамилно име в една колона?
Това е един от онези въпроси, които никога не можете да намерите в помощта на Excel, защото никой не мисли да търси думата „Конкатенация“. По дяволите, не мисля, че някой нормален човек някога използва думата concatenate. Ако не знаете да търсите Concatenate, тогава никога няма да научите, че операторът за конкатенация е амперсанд.
Започнете с основна формула на =A2&B2
Това ще ви даде резултата, показан в C2 по-долу:
Това е добро начало. Ние обаче наистина трябва да обединим собствено име, интервал и фамилия. Опитайте тази формула:
=A2&" "&B2
Тогава въпросът е: искате ли да изкрещите MICKEY MANTLE или по-скоро ще кажете Mickey Mantle? Ако искате да промените името на правилния регистър, използвайте =PROPER()функцията.
=PROPER(A2&" "&B2)
След това искате да копирате формулата до всички клетки в колоната. Метод за пряк път за това е да щракнете двукратно върху манипулатора за запълване, докато е избрана клетка C2. Манипулаторът за попълване е по-тъмната квадратна точка в долния десен ъгъл на показалеца на клетката. Точката изглежда така:
Когато курсорът на мишката е близо до точката, курсорът на мишката се променя на кръст като този.
Щракнете двукратно и формулата ще бъде копирана до всички клетки в диапазона.
Забележка: Excel използва колоната вляво, когато изчислява до колко да копира клетките след двойното щракване. Ако случайно имате празна клетка в B8, този трик би спрял на ред 7. Оставете го на Cher, за да предизвика проблем.
Ако случаят е такъв, може да искате да вземете дръжката за попълване и да плъзнете надолу до всички редове, за да копирате формулата.
Забележка 2: Функцията Правилно е отлична, но не изписва правилно фамилните имена като Маккартни (виж клетка C7). Ще трябва да преминете ръчно и да пишете с главни букви C след Mc. Той също би имал проблем с VanHalen. Това болка ли е? Да - но е по-лесно да поправите няколко клетки, отколкото да пренапишете всичко в правилния случай.
Преобразуване на формули в стойности
Сега, когато имате Firstname Lastname в колона C, може да се изкушите да изтриете колони A & B. Все още не можете да направите това. Ако изтриете колони A и B, всички формули в колона C ще се променят на #REF! грешка. Тази грешка казва, "Хей - казахте, че стойността в тази колона трябва да е от A2 и B2, но сте изтрили тези клетки, така че не знам какво да поставя тук!".
Решението е да промените формулите на стойности, преди да изтриете колони A и B. Следвайте следните стъпки:
- Маркирайте диапазона от клетки в колона C
- Копирайте тези клетки в клипборда, като използвате любимия си метод (четирите метода, от които можете да избирате: Ctrl + C, или Редактиране - Копиране от менюто или иконата на клипборда в лентата с инструменти, или щракнете с десния бутон и изберете копиране).
- Без да премахвате избора на клетките, от менюто изберете Редактиране> Специално поставяне. От диалоговия прозорец Специално поставяне изберете Стойности и след това OK. Тази стъпка ще постави текущата стойност на всяка клетка в диапазона обратно в клетката. Вместо да имате формула, сега ще имате статична стойност. Безопасно е да изтриете колони A и B.
Присъединяване на клетка, съдържаща текст, към клетка, съдържаща число
Като цяло това ще се получи доста добре. На изображението по-долу използвах формулата за изграждане на фраза, съдържаща име в колона А с възраст в колона В.
Номерът е, когато номерът се показва в един формат и искате той да се използва в друг формат. Датите са класически пример за това. Датата 11 декември 1943 г. всъщност се съхранява като брой дни от 1 януари 1900 г. Ако се опитам да присъединя текста в колона А с датата в колона Б, получавам глупаво изглеждащ резултат.
Решението е да се използва =TEXT()функцията. Текстовата функция изисква два аргумента. Първият аргумент е клетка, съдържаща число. Вторият аргумент е персонализиран формат на числото, който показва как да се показва номерът. Следващата формула ще даде добре форматиран резултат.
Има много готини техники, които бяха разгледани в този съвет.
- Формула за обединяване на 2 колони текст с помощта на амперсанда като оператор за конкатенация
- Как да присъедините клетка към текстова стойност
- Как да използвам функцията PROPER за промяна на имената в правилния регистър
- Защо получавате #REF! грешка
- Как да използвам Поставяне на специални стойности за преобразуване на формули в стойности.
- Присъединяване на клетка, съдържаща текст, към клетка, съдържаща число
- Използване на функцията TEXT за управление на показването на дата във формула.
Тази концепция е препечатана от Guerilla Data Analysis с помощта на Microsoft Excel.
