Съдебните одитори могат да използват Excel за бързо прелистване на стотици хиляди записи, за да открият подозрителни транзакции. В този сегмент ще разгледаме някои от тези методи.
Случай 1:
Адреси на доставчици срещу адреси на служители
Използвайте функцията MATCH, за да сравните числовата част от уличния адрес на записите на служителите си с числовата част от уличния адрес на вашите продавачи. Има ли шанс някои служители да продават услуги и на компанията?
- Започнете със списък на продавачите и списък на служителите.
- Формула като например
=LEFT(B2,7)ще изолира числовата част от уличния адрес и първите няколко букви от името на улицата.
- Създайте подобна формула, за да изолирате същата част от адресите на доставчика.
- Функцията MATCH ще търси адресната част в C2 и ще се опита да намери съвпадение в частите на доставчика в H2: H78. Ако съвпадение бъде намерено, резултатът ще ви каже относителния номер на реда, където е намерено съвпадението. Когато не бъде намерено съвпадение, # N / A ще бъде върнат.
- Всички резултати в колоната СЪВМЕСТВАНЕ, които не са # N / A, са потенциални ситуации, при които служител също таксува компанията като доставчик. Сортирайте по възходящ ред по колоната МАТЧ и всички записи за проблеми ще се появят в горната част.
Случай 2:
Необичайни люлки в базата данни на доставчиците
Една компания има 5000 доставчици. Ще използваме разпръсната диаграма, за да намерим визуално 20-те доставчици, които трябва да бъдат одитирани.
- Вземете списък с ID на доставчика, брой фактури, обща сума на фактурите за тази година.
- Получете списък с ID на доставчика, брой фактури, обща сума на фактурите за предходната година.
- Използвайте VLOOKUP, за да съпоставите тези списъци с пет колони с данни:
- Добавете нови колони за Делта на броя и Делта на сумата:
- Изберете данните в H5: G5000. Поставете разпръсната (XY) диаграма. Повечето от резултатите ще бъдат събрани в средата. Интересувате се от отклоненията. Започнете с продавачите в зоната с кутии; те изпратиха по-малко фактури за много повече общо долари:
Забележка
За да намерите доставчика, свързан с точка, задръжте курсора на мишката върху точката. Excel ще ви каже делтата на броя и делтата на сумата, които да намерите в оригиналния набор от данни.
Случай 3:
Използване на обобщена таблица за пробиване
В този случай разглеждаме фактури и вземания. Чрез различни пробиви на данните открийте кои две анализатори на вземания прекарват петък следобед в бара, вместо да работят.
- Започнах с два набора от данни. Първият е данните за фактури, фактура, дата, клиент, сума.
- Следващите данни са фактура, дата на получаване, получена сума, A / R Rep Name
- Изчислете колона Дни за плащане. Това е датата на получаване - дата на фактурата. Форматирайте резултата като число вместо дата.
- Изчислете ден от седмицата. Това е
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Изберете една клетка в набора от данни. Използване на данни - обобщена таблица (Excel 97-2003) или вмъкване - обобщена таблица (Excel 2007)
- Първата обобщена таблица имаше дни за изплащане на размера. Щракнете с десния бутон върху една стойност и изберете Group and Show Detail - Group. Групирайте по 30-дневни кофи.
- Преместете дни за плащане в областта на колоната. Поставете клиентите в областта на реда. Поставете приходи в областта с данни. Вече можете да видите кои клиенти плащат бавно.
- Премахнете дни за плащане и поставете делничния ден в областта на колоната. Премахнете клиента и поставете Rep в областта на редовете. Вече можете да видите сумите, получени по дни от седмицата.
- Изберете клетка в областта с данни. Щракнете върху бутона Настройки на полето (в лентата с инструменти на обобщената таблица в Excel 97-2003 или в раздела Опции в Excel 2007).
- В Excel 97-2003 щракнете върху Още. В Excel 2007 щракнете върху раздела Показване на стойности като. Изберете% от Ред.
- Резултатът: Боб и Соня изглежда обработват много по-малко фактури в петък от останалите. Спуснете се в офиса им в петък следобед, за да проверите дали (а) всъщност работят и (б) дали в чекмеджето на бюрото им висят куп необработени чекове до петък.
