За да опитате този съвет на собствения си компютър, изтеглете и разархивирайте CFH249.zip.
Много пъти създаваме електронни таблици, които да попълват други хора. Ако тези други хора не гледат Покана за помощ, те може да не са толкова разумни в електронните таблици като вас. Тези хора може да намерят необичайни начини за въвеждане на грешен тип данни - въвеждане на текст там, където очаквате числа, или изписване на региони по грешен начин. Използвайте функциите за проверка на данните на Excel, за да контролирате какво може да се въведе във вашата електронна таблица.
По подразбиране всяка клетка в Excel е настроена да позволява всякаква стойност. Можете да използвате диалоговия прозорец Data - Validation, за да контролирате какви стойности могат да въвеждат хората в клетка.
Настройте клетка, за да разрешите цели числа между 1 и 50
В работния лист по-долу искате да ограничите клетка B1 да приема само цели числа между 1 и 50.
Изберете клетка B1. От менюто на Excel изберете Данни - Проверка.
Първоначално диалоговият прозорец за проверка на данни показва, че клетката е настроена да позволява всяка стойност.
В падащото меню Разрешаване изберете Цял номер.
След като изберете Цял номер, диалоговият прозорец се променя, за да покаже минимална и максимална стойност. Въведете 1 и 50 тук.
В диалоговия прозорец за проверка на данни изберете раздела Input Message. Стойностите на тази страница ще се появят в подсказка, която ще се появи, когато някой избере клетката. Въведете заглавие и малко текст, за да насочите човека, използвайки работния лист.
В раздела Error Alert въведете съобщение за грешка, което ще се показва, ако някой въведе грешна стойност.
Изберете OK, за да отхвърлите диалоговия прозорец.
Когато някой премести клетъчния указател в клетка B1, ще се появи подсказка с вашия текст от раздела Input Message.
Ако се опитат да въведат грешна стойност, Excel представя вашето съобщение за грешка.
След като въведат грешна стойност, трябва или да въведат правилната стойност, или да натиснат клавиша Esc, за да излязат от съобщението за грешка. Натискането на Esc ще изчисти записа в B1.
допълнителни детайли
Имате известен контрол върху това колко енергичен ще бъде Excel. Мразя, когато машините се опитват да се преструват, че са по-умни от мен. Ами ако някой ден вашата компания е нараснала и наистина е валидно да имате представител # 51? Ако промените стила от „Спиране“ на „Предупреждение“, тогава Excel ще обезкуражи човека да въведе 51, но ще го позволи. Ето раздела за предупреждение за грешка:
Полученото съобщение за грешка има бутон по подразбиране, указващ, че резултатът трябва да бъде променен. Човекът, който използва работния лист, може да избере Да, за да позволи въвеждането на 51.
Ако промените стила на грешката на Информация, лицето бива предупредено, че е въвело неочаквана стойност, но полето за съобщения по подразбиране е ОК, за да му позволи да запази грешната стойност. В този случай можете да използвате съобщение като това.
Въведете грешна стойност и съобщението за грешка ще ви позволи да приемете грешната стойност с просто натискане на Enter, за да изберете бутона по подразбиране на OK.
Използване на проверка за създаване на падащо меню
Ако позволите на хората да пишат в даден регион, скоро ще откриете, че има дузина начини за влизане в „Западна Австралия“. По-добре би било да позволите на хората да избират от падащото меню на валидни стойности. Това е много лесно да се настрои.
Първо отидете на място извън работния лист и въведете списъка си с валидни региони.
Изберете клетката, която трябва да има падащото меню. От менюто изберете Данни - Проверка. Променете всяка стойност в списък. В текстовото поле Source изберете диапазона, който съдържа вашия списък. Оставете избрано падащо меню в клетка.
Резултатът: всеки път, когато клетката бъде избрана, ще се появи стрелка за падащо меню и вашият списък ще бъде наличен.
допълнителни детайли
Може да искате да преместите списъка на друг работен лист, за да не бъде случайно изтрит. Технически Microsoft казва, че това не е разрешено. Има обаче заобиколно решение. Въведете списъка на друг работен лист. Задайте име на диапазон (Insert - Name - Define) на този диапазон.
На оригиналния работен лист настройте проверка. В полето Списък въведете знак за равенство и след това името на диапазона в другия работен лист.
Добавете подсказки към клетки
Едно интересно използване на Validation е да настроите входни съобщения за клетка, като останалите раздели на диалоговия прозорец за проверка на данни остават празни. По този начин програмата ще приеме всяка стойност без съобщение за грешка, но когато някой премести показалеца на клетката в клетка, ще види подсказка, насочваща ги към очакваните стойности.
