Това е времето от годината, за да започнете да планирате изпращането на вашата празнична картичка. Съхранявайте адресите си в Excel и имате два метода за създаване на етикети; или с помощта на функцията за обединяване на поща в Word, или персонализиран макрос в Excel.
Използвайки и двата метода, ще искате да започнете със списък в Excel. Трябва да имате по един адрес на ред, подредени в колони, както е показано тук.
Метод 1:
Използване на Mail Merge от Excel
- Запазете и затворете файла на Excel
- Отворете Microsoft Word
- В Word изберете Tools - Letters & Mailings - Mail Merge Wizard
- Изберете Етикети и изберете Напред
- Промяна на оформлението на документа трябва да бъде избрана.
- Докато сте в стъпка 2, изберете Опции на етикета …. За стандартни етикети с 3 колони от 10 етикета изберете Avery 5160.
- Изберете OK, за да изберете типа на етикета и ще видите чертеж на етикетите на вашия екран.
- Изберете Напред: Изберете Получатели
- Изберете Използване на съществуващ списък. Щракнете върху връзката, за да прегледате …
- Променете типа файлове на „Файлове на Excel“.
- Придвижете се до и изберете файла на Excel, който сте запазили в стъпка 1.
- Excel трябва да идентифицира, че вашата таблица е на лист 1. Не забравяйте да поставите отметка в долния ляв ъгъл за заглавки на колони.
- По подразбиране Excel избира всички имена. Можете да изключите някои имена тук, като премахнете отметката от тези редове. Когато приключите с прегледа на списъка, изберете OK.
- Изберете Напред, за да продължите да подреждате етикетите си
- Време е да подредите първия етикет. Изберете още елементи.
- Ще ви бъде даден списък с полета във вашия файл на Excel.
- От списъка изберете Име и натиснете Insert. Изберете следващото поле и натиснете Insert, Repeat за всяко поле. Когато приключите с избора на полета, изберете Затвори.
- Ще видите всичките си полета в първия етикет. В момента всички са една линия.
- Кликнете между две полета и натиснете Enter, за да вмъкнете връщане на карета. Повторете за всяко поле. Вашият етикет трябва да изглежда така:
- В прозореца на задачите изберете Актуализиране на всички етикети.
- Не се притеснявайте, че Word е добавил етикет "Следващ запис" към всеки етикет.
- Изберете Напред: Визуализирайте етикетите си
- Етикетите ще бъдат пълни. Можете да изберете Напред: Завършване на сливането
Еха. 23 стъпки. Това е лудост.
Метод 2:
Използвайте Excel VBA
Използвайки техниките, описани в VBA и Macros Microsoft Excel 2016, разработих макрос, който използвам за отпечатване на етикети на Avery 5160 от Excel.
- Отворете Excel. От менюто изберете Tools - Macro - Security и намалете нивото до Medium.
- Изтеглете компресирания файл .
- Разархивирайте и отворете LabelMacro.xls. Ако бъдете попитани за макроси, изберете Активиране.
- Има четири колони за данни в работния лист на базата данни.
- Отворете файла Addresses.xls. Маркирайте обхвата си от данни и Ctrl + c за Копиране.
- Alt + Tab обратно към файла LabelMacro.xls. Поставете показалеца на клетката в A2 и Ctrl + V, за да поставите.
- С помощта на мишката натиснете бутона в D1.
- Макросът ще копира и форматира данните в работния лист Етикети. Преглед на печат и печат.
Обобщение
Празничните картички ще бъдат щракащи, използвайки и двата метода. Сега, ако имаше някакъв начин, по който Excel може да изпече празничните бисквитки … За да получите задълбочено разбиране за VBA, разгледайте VBA и Macros Microsoft Excel 2016.
