Този епизод беше този, в който Трейси Сирстад, Нейт Оливър и аз отидохме в играта на Торонто Блу Джейс с голяма група хора от района на Торонто от сайта.
На следващия ден, Трейси, Нейт и съпругът на Трейси Джон и аз обиколихме студията TechTV:
Отляво надясно, това са Джон, Нейт, Трейси и Бил
Исках да направя обединяване на поща от Excel в Word. Когато обаче човекът ми изпрати данните, те бяха в грешна последователност. Вместо данните да преминават през колоните, данните имаха информация, която се спуска надолу по редовете на колона А.
Въпреки че можете ръчно да поправите всичко това, би било много изрязване и поставяне. Това е идеалната задача за автоматизиране с макрос.
Ако никога преди не сте използвали макроси, отидете на Tools - Macro - Security и променете настройката на Medium.
Целта е да запишете малък макрос, който ще разреши един запис. Искате указателят на клетката да бъде върху името, за да започне. Макросът трябва да премести двете полета, да изтрие трите празни реда и да завърши на следващото име. По този начин можете да стартирате макроса отново и отново.
- Поставете показалеца на клетката в A1.
- Изберете Инструменти - Макрос - Записване на нов макрос
- Дайте име на макроса (не са разрешени интервали). Изберете клавиш за бърз достъп. Тъй като ще използвате макроса само за тази задача, нещо като Ctrl + a е лесно за запомняне.
- Ще видите малка лента с инструменти. Това е лентата с инструменти за спиране на записа. Той има само два бутона. Първият бутон е бутонът Stop Recording.
Вторият бутон е бутонът Относителни референции. Ако просто записахте макроса сега, Excel щеше да кодира твърдо, който искате винаги да премествате
A2 до B1 и A3 до C1. Това работи добре за един запис, но трябва макросът да работи за всички записи. Включете относителното записване, като щракнете върху бутона относително записване. Това е превключвател, така че искате да изглежда така, сякаш е натиснат.
- Всичко, което правите, ще бъде записано. Опитайте се да използвате натискания на клавишите вместо мишката.
- Натиснете стрелката надолу, за да преминете към B2.
- Ctrl + x за изрязване
- Натиснете стрелка нагоре, стрелка надясно, за да преминете към A1.
- Ctrl + V за поставяне
- Наляво, Наляво, Надолу, Надолу, Ctrl + X, за да изрежете реда на града
- Нагоре, нагоре, надясно, надясно, Ctrl + V, за да поставите града в колона C
- Наляво, наляво, надолу, за да преминете към ред 2.
- Задръжте натиснат клавиша Shift, докато натискате надолу, за да изберете редове 2, 3, 4
- Alt + edr и въведете, за да изберете Редактиране - Изтриване - Цял ред - ОК
- На този етап почти завършихте макроса. Проблемът е, че сте избрали три клетки и просто искате името да бъде избрано.
- Натиснете стрелката нагоре и стрелката надолу, за да изберете само името на втория запис.
- Щракнете върху бутона Спиране на записа
Време е да изпробвате макроса. Запазете работната книга, в случай че тук се обърка нещо.
Въведете Ctrl + a, за да стартирате макроса веднъж. Ако всичко е минало добре, макросът ще е фиксирал следващото име.
Ако това работи, вече можете да задържите Ctrl + a, докато всички записи бъдат фиксирани.
Този малък макрос решава проблем от реалния живот. Ключът към успеха беше използването на режима на относителния запис!
Ако отделите време да научите VBA, бихте могли да разрешите тези проблеми, плюс много по-сложни проблеми. Вижте Трейси и моята книга - VBA и макроси Microsoft Excel 2016.
