Натиснете Ctrl + T върху набор от данни и се случват всякакви чудесни неща. Въпреки че мога да прекарам един час, за да ви разкажа колко прекрасни са таблиците на Excel, няколко досадни непълнения ме карат да ги избягвам. Научете защо в днешната статия.
Колко пъти имате малка таблица с база данни в Excel? Заглавия (имена на полета) в ред 1, всеки ред в таблицата представлява запис. Изберете тези данни и натиснете Ctrl + T, за да извикате командата Форматиране като таблица. (Обърнете внимание, че таблиците дебютираха през 2003 г. като списък, така че Ctrl + L също работи).
Погледнете красивото форматиране от епохата на 1970-те години! Обичам това форматиране.
И вижте … Excel приема, че съм идиот, който не може да включи филтъра, когато имам нужда, така че ми го включват. Колко хубаво.
Ако случайно превъртя ред 1 от страницата, тези безполезни заглавия на колони на ABCDEF се заменят с действителни имена на полета. Отново Excel приема, че съм твърде зает, за да мога да замразя панелите, така че те са го направили вместо мен.
Наистина уважавам, че ако (а) помисля достатъчно напред, за да форматирам празния H2 като процент с 1 знак след десетичната запетая, (b) въведете формула GP% в H2 и натиснете Enter …
… формулата автоматично се копира. Наистина го обичам. Не ми харесва, че формулата е (@Profit)/(@Revenue)вместо =G2/F2. Но ми харесва, че не трябва да щраквам двукратно върху дръжката за попълване, за да копирам формулата надолу.
Актуализиране
IvenBach от форума отбелязва, че можете да изключите алтернативните формули на таблици с Файл, Опции, Формули, Работа с формули, Използване на имена на таблици във Формули и премахване на отметката от опцията.
Но тук е абсолютно най-добрата характеристика за таблиците. Да предположим, че имате таблица и сте използвали тази таблица за някое от следните:
- изходните данни за диаграма
- изходните данни за обобщена таблица
- таблица VLOOKUP или HLOOKUP (или вторият аргумент в MATCH за вашите INDEX / MATCH фенове)
- източника за определено име
Най-добрата характеристика в таблица е малкият маркер на края на таблицата, показан в H21 по-долу. Ако копирате нови данни и ги поставите в първия празен ред под таблицата …
… диаграмата се актуализира автоматично. Новите данни се форматират. Формулата в колона Н се копира надолу. Това е красива характеристика.
Други страхотни причини да използвате таблици:
- Осевите таблици, базирани на модела на данни, изискват данните ви да са в таблици
- Power Map (сега известен като 3D Maps) изисква таблици, въпреки че екипът на Power Map ще преобразува вашите данни зад кулисите, ако не го направите
И така - защо не използвам таблици?
Масите бяха огромно начинание по време на цикъла на разработка на Excel 2007. Това беше годината, в която Excel премина от менюта в лентата. Имаше твърде много да се направи. Легендата разказва, че екипът на Excel решил: "Масите никога няма да работят. Нямаме време да ги завършим. Нека ги извадим от продукта."
Тъй като тази новина беше съобщена в целия екип за разработка, се появи дума: "Не! Прекалено сме навътре. Отнемането на таблици в този момент ще отнеме повече време, отколкото имаме."
И така, таблиците са в Excel. И всичко добро, което описах по-горе, е в Excel. Всичко това е добро и ще използвам таблици, когато знам, че имам нужда от диаграма или обобщена таблица, за да се разширя с нарастващи данни. Но нещата, които не са завършени, ме карат да не използвам таблици всеки ден. Разбирам, че елементите в този списък са неясни. Много хора не знаят за тях и не ги използват. Но аз ги използвам. Използвам ги много. Те са достатъчни, за да ми попречат да използвам таблици през цялото време.
- Персонализираните изгледи няма да работят, ако имате таблица. Използвам персонализирани изгледи, за да покажа 20 работни листа с една команда.
- Междинните суми няма да работят с таблица. Срещам много хора, които мразят междинните суми. Обичам междинни суми.
Ако никога не използвате междинни суми и не искате да научите защо персонализираните изгледи могат да ви помогнат, тогава Ctrl + T таблиците са страхотни.
Всяка събота, признание за вина. Ще разкрия лошите си навици в Excel и ще обсъдя защо трябва да правите това, което казвам, вместо да правите това, което правя аз.
Мисъл на деня в Excel
Помолих приятелите си в Excel Master за съвети относно Excel. Днешната мисъл за размисъл:
„Знайте, че форматирането на числа е фасада, така че няма да бъдете измамени :)“
Майк Гирвин
