Този съвет е от моя приятел Дерек Фрейли от Спрингфийлд, Мисури. Правих семинар в Спрингфийлд и показвах любимите си междинни трикове.
За тези от вас, които никога не са използвали междинни суми, ето как да ги настроите.
Започнете, като се уверите, че данните ви са сортирани. Данните по-долу са сортирани по клиенти в колона В.
От раздела Данни изберете Междинни суми. Диалоговият прозорец Междинна сума винаги иска да междинна сума от най-лявата колона. Отворете падащото меню При всяка промяна в и изберете Клиент. Уверете се, че полето Use Function е зададено на Sum. Изберете всички цифрови полета, както е показано тук.
Когато щракнете върху OK, Excel вмъква междинна сума под всяка група клиенти. Но по-важното е, че добавя бутони за група и контур вляво на колона А.
Когато щракнете върху бутона 2 за група и контур, редовете с подробности са скрити и остават само редовете с междинна сума и общата сума. Това е красиво резюме на подробен набор от данни. Разбира се, в този момент клиентите се появяват в азбучна последователност. Дерек от Спрингфийлд ми показа, че когато данните са свити в изгледа # 2, можете да сортирате по всяка колона. На фигурата по-долу е избрана клетка на колона за приходи и ще щракнете върху бутона за сортиране ZA.
Най-добрият клиент, Wag More Dog Store, стига до върха на набора от данни. Но той не идва на ред 2. Зад скритите редове Excel всъщност сортира парче от записи. Всички редове на Wag More подробности са преместени заедно с реда с междинната сума.
Ако се върнете към изгледа # 3, ще видите подробните записи, придружаващи реда с междинната сума. Excel не пренареди подробните записи; те остават в първоначалната си последователност.
За мен това е поразително на два фронта. Първо, изумен съм, че Excel се справя правилно с това. Второ, невероятно е, че някой някога би опитал това. Кой би си помислил, че Excel ще се справи с това правилно? Ясно е, Дерек от Спрингфийлд.
