В това видео ще ви покажа начин за бързо добавяне на липсващи данни към работен лист. Това е проста техника, използваща много основна формула, и е красив пример за силата на относителните препратки на клетки.
Понякога получавате набор от данни, които не са пълни, защото са организирани като контур, като основните заглавия и подзаглавия се появяват само веднъж в началото на нов раздел.
Това не е проблем за хората, защото можем да видим и разберем цялостната структура на данните.
Но няма да работи, ако искате да анализирате данните с помощта на филтри, обобщени таблици или дори условно форматиране. За да нарязвате на кубчета данни с тези инструменти, ще искате пълен набор от стойности във всеки ред.
Но въвеждането на този вид липсваща информация ръчно в голям набор от данни е досадна работа, дори при използване на преки пътища.
За щастие, докато данните са добре организирани, можете да използвате проста формула, за да добавите липсващи стойности.
Нека опитаме с тези данни.
За да започнете, изберете данните. Ако поставя курсора в последната колона, която съдържа пълен набор от стойности, контрола A ще свърши работа.
След това изберете само празните клетки. За целта използвайте control-G, за да отворите специалния прозорец GoTo, след това изберете Blank и щракнете върху OK.
В този момент се избират само празни клетки и просто трябва да добавя формула, за да извлека липсващи стойности. Може да си помислите, че имате нужда от нещо изискано, но всъщност поради относителния характер на препратките в Excel формулата, от която се нуждаем, е просто проста. Ключът започва с правилната препратка.
За да направите това, уверете се, че активната клетка в селекцията е една от празните клетки. Активната клетка ще бъде основата за всички формули, които въвеждаме.
След това въведете формула, която задава активната клетка на адреса на клетката над нея.
Сега, вместо да натискате return, което ще въведе формулата само в активната клетка, натиснете Control + return.
Control return въвежда една и съща формула във всички избрани клетки наведнъж. Тъй като формулата съдържа относителна препратка, Excel ще актуализира адреса на всяко място. Всъщност казваме на Excel да използва „клетката по-горе“, за да попълни всички празни клетки. Това създава верига от формули, които всички „търсят“ за извличане на стойности.
И накрая, трябва да се отървем от формулите, така че те да не създават проблеми, ако по-късно сортираме или манипулираме данните. При всички избрани формули копирайте в клипборда, след това използвайте paste special и изберете стойности. Това замества всички формули с действителни стойности.
Сега разполагаме с пълен набор от данни, които можем лесно да анализираме.
Разбира се
Основна формулаСвързани преки пътища
Редактиране на активната клетка F2 ⌃ + U Въвеждане на едни и същи данни в множество клетки Ctrl + Enter ⌃ + Return Отмяна на последното действие Ctrl + Z ⌘ + Z Избор на текущата област Ctrl + A ⌘ + A Показване на диалоговия прозорец "Отиди на" Ctrl + G ⌃ + G Преместване на активната клетка надолу в селекцията Enter Return Преместване на активната клетка нагоре в селекцията Shift + Enter ⇧ + Return Копиране на избрани клетки Ctrl + C ⌘ + C Показване на диалоговия прозорец Специално поставяне Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
