Силата на обобщените таблици - статии на TechTV

Върнаха се !!!!

Чудесно е телевизионното предаване „Покана за помощ“ да се върне в ефира на TechTV Канада. Това са моите бележки за шоуто от появата ми в епизод 31.

25-та годишнина

През 2004 г. се навършват 25 години от изобретението, което промени света - електронната електронна таблица. През далечната 1978 г. електронна таблица се състоеше от зелена книга, механичен молив и гума.

На фигурата по-горе, ако откриете, че едно число е грешно, ще трябва да изтриете всички числа, маркирани в червено по-долу.

През 1979 г. двама момчета променят всичко. През 1978 г. студент от Масачузетския технологичен институт на име Дан Бриклин си представя калкулатор с топка на мишката отдолу. Той смяташе, че би било страхотно да можете да превъртите назад през минали записи, да промените номер и да актуализирате всички бъдещи изчисления. Обединявайки се с Боб Франкстън, те разработиха първата електронна електронна таблица в света. През октомври 1979 г. те пуснаха VISIble CALCulator за Apple IIe и го нарекоха VisiCalc. Ето снимка на екрана на VisiCalc

Преди VisiCalc нямаше убедителна причина да си купите персонален компютър. Щеше ли компаниите да похарчат хиляди долари, за да играят MicroChess? VisiCalc буквално движеше цялата компютърна индустрия, тъй като много компании закупиха компютър, за да стартират VisiCalc. Дан Бриклин и Боб Франкстън попаднаха на корицата на списание Inc. Това е Боб отляво и Дан отдясно.

Днес, ако посетите DanBricklin.com, можете да изтеглите работно копие на VisiCalc, което ще работи в DOS поле под Windows. Забележително е, че цялата програма е само 28K !.

Осеви таблици

Нещата са изминали дълъг път за 25 години. Днес Microsoft Excel е много мощен. Най-мощната функция в Excel е обобщена таблица. Те първоначално бяха представени в средата на 80-те, когато излезе Lotus Improv.

1. Започнете с добре оформени данни в Excel

   Вашите данни не трябва да имат изцяло празни редове или колони. Над всяка колона трябва да има уникално заглавие. Трябва да се уверите, че заглавията са в един ред, вместо да обхващат два или три реда. Примерните ми данни са няколкостотин реда данни от фактури.

   

2. Изберете една клетка в набора от данни.

   От менюто изберете Data> Pivot Table и Pivot Chart Report.

   

3. В стъпка 1 на съветника за обобщена таблица щракнете върху Finish, за да приемете всички настройки по подразбиране.

   

4. Вече ще имате нов работен лист във вашата работна книга. Всички полета, налични в набора от данни, се показват в списъка с полета на обобщената таблица.

   

5. Да предположим, че вашият мениджър иска отчет за приходите по региони и продукти. Плъзнете полето за регион от списъка с полета и го пуснете в раздела Полета на реда тук. Имайте предвид, че когато мишката е на правилното място, показалеца на мишката ще се промени, за да покаже синята лента в крайния ляв ъгъл на обобщената таблица.

   

6. След това плъзнете полето Product от списъка с полета и го пуснете в раздела Column Fields Here. В изображението, което следва, обърнете внимание как е синята част на показалеца на мишката във втория правоъгълник отгоре.

   

7. След това плъзнете полето Приходи от списъка с полета и го пуснете в раздела Елементи от данни. Синята част на показалеца на мишката е в основната област на работния лист.

   

8. Отчетът ви за обобщена таблица е завършен. Много бързо сте обобщили стотици редове данни в малък отчет за вашия мениджър.

   

9. Ако вашият мениджър е като моя, тя ще види това и ще каже, че е почти перфектно. Бихте ли могли да го направите отново с продукти, които намаляват по размер, и региони, преминаващи отгоре? Тук пивотната таблица е отлична.

   Можете просто да плъзнете заглавията на сивото поле на ново място, за да промените отчета.

   

10. За 2 секунди променихте отчета, за да отговорите на искането на мениджъра.

    

11. Ако мениджърът иска различен изглед, плъзнете полето Product обратно към списъка с полета и го заменете с полето за дата.

    

Дата магия

12. На изображението по-горе имате отчет по дни. Извън завода за преработка не много хора трябва да виждат данни през деня. Повечето искат обобщение по месеци. Ето тайния начин да промените дневния отчет в месечен. Първо щракнете с десния бутон върху раздела поле Дата. Изберете Group and Show Detail и след това Group.

    

13. В диалоговия прозорец Групиране изберете месеци, тримесечия и години. Щракнете върху OK.

    

    Вече променихте отчета си от дневен на месечен.

    

Топ 10 клиенти

14. Премахнете полетата за дата от обобщената таблица, като ги плъзнете обратно към списъка с полета. Веднага след като иконата се промени в червен X, можете да освободите бутона на мишката, за да премахнете полето.

    

15. Плъзнете полето за клиенти към осевата таблица, за да имате отчет за всички клиенти. Ако изготвяте отчет за вицепрезидента, той може да не се интересува от целия списък с клиенти. Той може да иска просто да види топ 10 или топ 5 клиенти. За да започнете, щракнете с десния бутон върху сивото поле за клиенти. Изберете Настройки на полето.

    
16. В диалоговия прозорец Настройки на полето щракнете върху Разширени (как някой някога е трябвало да намери това ???).

    

17. От дясната страна на диалоговия прозорец Разширени опции на полето на обобщената таблица се намира функцията Top 10 Autoshow. Изберете бутона за избор за Включено. Ако желаете, променете, за да покажете топ 5 или 15.

    

18. Не го споменах в шоуто, но можете също да сортирате резултата в този диалогов прозорец. От лявата страна изберете низходящ и след това Сума на приходите.

    

19. Щракнете върху OK, за да затворите този диалогов прозорец. Щракнете отново OK, за да затворите диалоговия прозорец Настройки на полето. Резултатът е отчет на най-добрите клиенти от висок към нисък.

    

Използване на AutoFormat

20. Ако се опитате да форматирате обобщена таблица и след това да я завъртите, форматирането ви може да бъде загубено. Лентата с инструменти на обобщената таблица предлага специален бутон за автоматично форматиране. Изберете този бутон, както е показано

    

21. Вече имате 22 предварително изградени формата за вашия отчет. Използвайте лентата за превъртане, за да ги видите всички. Изберете интересен формат и изберете OK.

    

22. Полученият отчет се форматира и ще запази форматирането дори след пивотиране към нов отчет.

    

Обобщение

Осевите таблици са много мощна функция на Excel. За да прочетете повече за обобщените таблици, разгледайте електронната книга за анализ на данни на Guerilla.