В днешния епизод сравних как да намеря или премахна дубликати. Excel 2007 предлага страхотни нови начини за това. Първите 3 съвета работят във всяка версия на Excel. Последните 2 метода работят само в Excel 2007.
Метод 1:
Използвайте уникалната опция в разширения филтър
- Вдясно от вашите данни копирайте заглавието от колоната, където искате да намерите уникални стойности.
- Изберете клетка във вашия набор от данни.
- В Excel 97-2003 изберете Данни - Филтър - Разширен филтър. В Excel 2007 изберете иконата Разширени от групата Сортиране и филтриране на лентата с данни.
- Изберете Копиране в друго местоположение
- В полето Копиране в посочете копието на заглавието си. На фигурата това е клетка D1
- Щракнете върху квадратчето само за уникални записи
- Щракнете върху OK
Excel ще ви предостави уникален списък с клиенти в колона D.
Метод 2:
Използвайте формула, за да определите дали този запис е уникален
Функцията COUNTIF може да преброи колко записа над текущия запис съвпадат с текущия запис. Трикът да се направи тази работа е да се използва знак за един долар в препратката. Ако въвеждате формула в C2 и се позовавате на A $ 1: A1, това казва: "Започнете от абсолютната препратка на A1 и слезте до записа над текущия запис". Когато копирате тази формула, първите A $ 1 ще останат същите. Вторият А1 ще се промени. В ред 17, с формула в С2 ще се чете: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
След като въведете формулата в C2 и я копирате до всички редове, трябва да копирате C2: C15 и след това да използвате Редактиране - Поставяне на специални стойности, за да конвертирате формулите в стойности. Вече можете да сортирате низходящо по колона C и уникалните стойности ще бъдат в горната част на списъка.
Метод 3:
Използвайте обобщена таблица, за да получите уникални клиенти
Осевата таблица е чудесна за намиране на уникални стойности. Това е най-бързият начин в Excel 2000-2003.
- Изберете клетка във вашия набор от данни.
- Изберете Data - Pivot Table и Pivot Chart Report.
- Щракнете върху Finish.
- В списъка с полета на обобщената таблица кликнете върху полето за клиенти. Щракнете върху бутона Добавяне към.
Excel ще ви покаже уникален списък с клиенти.
Метод 4:
Ново в Excel 2007 - Използвайте условно форматиране, за да маркирате дубликати
Excel 2007 предлага нови методи за намиране на дубликати. Изберете обхвата на клиентите. От лентата Начало изберете Условно форматиране - Правила за маркиране на клетки - Дублиране на стойности и щракнете върху OK.
Ако име е намерено два пъти, Excel ще подчертае и двата случая на името. След това бихте искали да сортирате всички маркирани клетки до върха.
- Щракнете върху всяко поле в колоната за клиенти. Щракнете върху бутона AZ в лентата с данни.
- Намерете клетка, която има червеното открояване. Щракнете с десния бутон върху клетката. Изберете Сортиране - Поставете избрания цвят на клетката отгоре.
Метод 5:
Ново в Excel 2007 - Използвайте иконата Премахване на дубликати
Внимание!
Този метод е силно разрушителен! Направете копие на вашия набор от данни, преди да направите това!
- Копирайте диапазона си от данни в празен раздел на работния лист
- Изберете клетка във вашия набор от данни.
- От лентата с данни изберете Премахване на дубликати.
- Диалоговият прозорец Премахване на дубликати ще ви даде списък с колони. Изберете колоните, които трябва да бъдат взети предвид. Например, ако е трябвало да премахнете записи, при които клиентът и фактурата са идентични, поставете отметка в квадратчето и за двете полета.
В този случай се опитвате да получите уникален списък с клиенти, така че изберете само полето Клиент.
- Щракнете върху OK.
Excel ще изтрие записи от вашия набор от данни. Той ще докладва, че n дубликати са премахнати и nn записи остават.
Както можете да видите, има много методи за справяне с дубликати. Excel 2007 добавя два нови инструмента към вашия арсенал.
Според моя опит одиторите често се опитват да намерят дубликати, за да открият дали даден отчет е бил надценен. Когато написах Excel за одитори , обхващам Excel 2003 и Excel 2007.
