За да опитате този съвет на собствения си компютър, изтеглете и разархивирайте CFH259.zip.
Очите на много мениджъри се забиват в очите, когато им се представя доклад, пълен с цифри. Ако вашите данни в Excel имат някакъв географски компонент, можете да използвате Microsoft MapPoint, за да нанесете данните на карта. MapPoint е отделна програма, която можете да закупите от Microsoft. Програмата има цена от 299 щатски долара, но Microsoft има навика да ги предоставя на ИТ мениджърите за посещение на конференции, така че обикновено можете да намерите леко използвани версии в Amazon за значително по-малко.
Визуализирайте Вашата клиентска база
Имате ли пощенски списък на Excel на клиентите, които пазаруват във вашия магазин? Защо да не видите къде живеят. Започнете с данни в Excel. Данните трябва да имат заглавия като име, адрес, град, провинция, пощенски код. Можете да получите покупка с минимум адрес, град и провинция.
Изберете диапазона си от данни (включително заглавията) и натиснете бутона MapPoint в стандартната лента с инструменти. След няколко секунди ще ви бъде представен диалоговият прозорец Съветник за данни за връзки. Ако е необходимо, сменете държавата от САЩ на Канада.
Първоначалната карта в Excel ще бъде увеличена, за да обхване вашите записи. Първоначално имаме клиенти от Тигниш до Елмира, така че картата показва целия остров Принц Едуард.
Докато картата е активна, Excel показва лента с инструменти MapInfo. Уверете се, че иконата за избор (вляво от ръката) е активна.
С иконата за избор нарисувайте правоъгълник около сърцевината на вашите клиенти.
Щракнете вътре в правоъгълника, за да увеличите.
Можете да продължите да мащабирате за по-подробен изглед. Щракнете двукратно върху която и да е бутон, за да видите подробностите за този адрес.
Когато щракнете извън картата, текущото ниво на мащабиране се запазва и картата ви ще се отпечата с останалата част от документа на Excel.
Създайте обобщена карта по провинция
В този набор от данни имате над 1000 записа и искате Excel да обобщи колона по провинция.
За този пример запазих файла на Excel в работна книга и отворих MapPoint. От MapPoint избрах Data - Import Data Wizard. Изберете правилния файл на Excel и изберете Open. На следващия екран посочете вашите данни са от Канада. Ако имате полезни заглавия, MapPoint правилно ще ги картографира в правилните полета. Щракнете върху Finish.
Ако има адреси, които са въведени погрешно, MapPoint ще ви предложи списък с близки съвпадения.
Вместо карта с натискане, използвайте сенчеста карта на района.
На следващия екран изберете, че искате да добавите данните на Patrons и да ги сумирате по провинция.
На последния екран изберете цветова схема.
MapPoint ще оцвети провинциите. По-тъмно червеното показва повече покровители, а бялото показва малко покровители.
Упътвания за шофиране
Импортирайте файл на Excel с маршрута за шофиране за деня. Включете офиса си като първи или последен адрес. Импортирайте тези данни като буталки с помощта на Data - Import Data Wizard. След като артикулите бъдат импортирани, щракнете с десния бутон върху символа за натискане в раздела Легенда и Преглед на прозореца. От менюто с десния бутон на мишката изберете добавяне на Pushpins като Спирки.
От главното меню изберете Route - Route Planner. В екрана за планиране на маршрути изберете Изчисляване на маршрут.
MapPoint ще изчисли маршрута за шофиране.
Кликнете върху която и да е спирка в Route Planner и изберете иконата на часовника.
Можете да посочите колко дълго ще се спрете при този клиент.
В долната част на упътванията за шофиране можете да видите обобщение на общото време за шофиране, прогнозния разход на гориво и общото изминало време.
Бакшиш
За да направите обобщената информация по-полезна, променете скоростта на шофиране и разходите за гориво в диалога Route - More Options.
