За да опитате този съвет на собствения си компютър, изтеглете и разархивирайте CFH231.zip.
Осевите таблици са най-мощната функция на Excel. Други съвети на този сайт обсъждат обобщени таблици, но днешното предаване говори за две интересни приложения на обобщените таблици. Първо, можете да използвате обобщена таблица, за да излезете с уникален списък със стойности от дадено поле. Второ, можете да използвате обобщена таблица, за да покажете процента на елементите в един ред.
Наборът от данни има 10 000+ реда данни за продажби. Има графи за продаден клиент, продукт, месец и количество.
Намиране на уникални ценности
Традиционният начин за намиране на уникални стойности от списък е използването на командата Data - Filter - Advanced Filter. Можете обаче да създадете уникален списък със стойности с обобщена таблица. Изберете една клетка в набора от данни. От менюто изберете Data - PivotTable и PivotChart Report. Щракнете върху Finish. Ще ви бъде представена празна обобщена таблица, както е показано по-долу.
За да получите уникален списък с клиенти, изберете полето Клиент и натиснете бутона Add To Row Area.
Ако броите, това бяха общо четири кликвания. Вече можете да копирате клетки A5: A28 в друг работен лист и имате уникален списък с клиенти.
Изчисляване на процента от общия брой
Върнете се към първоначалния си набор от данни и изберете една клетка. От менюто изберете Data - PivotTable & Pivot Chart Report. Щракнете върху Finish, за да създадете празна обобщена таблица.
В списъка с полета на обобщената таблица изберете Продукт и щракнете върху Добавяне в област на редове.
След това изберете полето Дата. Променете падащото меню в долната част на списъка с полета, за да бъде област на колоната и щракнете върху бутона Добавяне към.
Изберете полето Cases. Променете падащото меню на Данни. Щракнете върху бутона Добавяне към. Получената обобщена таблица ще показва продажбите по продукт и месец.
Въпреки че този отчет представлява обобщение на 10 000 реда данни, той все още е объркваща бъркотия от числа. Наистина е трудно да се забележат тенденции в данните. Кога бананите се продават най-добре? Трудно е да се каже.
Щракнете двукратно върху бутона Сума от дела в клетка A3, за да се покаже диалоговият прозорец на полето на обобщената таблица. Диалоговият прозорец ви дава няколко настройки, които рядко трябва да променяте. Изберете обаче бутона Опции, за да видите още опции.
Разширеният диалогов прозорец показва, че показвате данните като нормални.
Изберете падащото меню Показване на данни като. Има опции за:
- Нормално
- Разлика от
- % на
- Разлика от
- Изпълнение Общо в
- % от ред
- % от колоната
- % от общия брой
- Индекс
За днешния анализ изберете% от Ред. Основното поле и основният елемент не са от значение за% от реда, така че тези опции са сиви. Изберете OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към обобщената таблица.
В получената обобщена таблица можете да видите, че продажбите на банани са най-силни от януари до февруари. Ябълките се справят най-добре през септември до ноември, а черешите се справят добре през май до юли.
Въпреки че обобщените таблици обикновено отнемат четири щраквания за създаване, те имат много допълнителни функции, които позволяват още по-мощни анализи. Хората често се изненадват, че с Майкъл Александър можем да запълним 250 страници за една функция на Excel, но когато разгледате всички различни опции в обобщена таблица, тя заслужава пълна книга.
Съветите от този епизод са от криволиченето на данните от обобщената таблица.
