Стив, клиент от Каролина, зададе въпроса, който доведе до този съвет. Обикновено данните, импортирани от външна система, имат поле за дата. Има прост метод с обобщена таблица за превръщане на полето за дата в седмици, месеци, тримесечия или години.
Осевите таблици са наистина невероятна характеристика на Excel. Ако не сте запознати с това как да създадете обобщена таблица, прегледайте разширените трикове на Excel Pivot Table.
Използвам обобщени таблици доста често и съвсем наскоро открих възможността за автоматично групиране на дати в месеци или години за анализ в обобщените таблици.
Използвайки обикновения съветник на обобщената таблица, е доста право да вземете данни като показаните вляво и да създадете обобщената таблица, показана по-долу. Тази основна обобщена таблица има дати, които слизат отстрани, региони преминават отгоре.
В дните на Excel 95, ако искате да замените дневните дати с месеци, трябва да прибегнете до вмъкване на нова колона във вашите източници с функцията day (). В днешната версия на Excel има по-лесен начин.
За да започнете, щракнете с десния бутон върху полето за дата във вашата обобщена таблица. От изскачащото меню изберете Group and Outline, след това изберете Group …
Имайте предвид, че тази опция е налична само за полета в секцията на редове или колони на обобщената таблица. Ако искате да групирате поле в раздела Страница на обобщена таблица, първо трябва да го плъзнете надолу до колони, да го групирате и след това да го плъзнете обратно до раздела Страница.
Excel предлага 7 нива по подразбиране за групиране. Можете да изберете един или повече от тях от диалоговия прозорец Групиране. Ако изберете единично ниво на групиране, полето на обобщената таблица (в този случай InvDate) ще остане като поле, но сега ще се покаже групирано до конкретното ниво.
Ако случайно изберете няколко нива на групиране (да речем, месец, тримесечие, година), тогава Excel ще добави ново поле към списъка на обобщените полета за 2-ра и 3-та групи. По подразбиране Excel присвоява име като „Квартали“ или „Години“ на тези по-късно обобщени таблици. По този начин този съвет е чудесно решение на въпроса: „Защо моята обобщена таблица има допълнителни полета, наречени„ Години “, които не изглежда да са в моите изходни данни?“
Споразумението за имена по подразбиране на Excel за 2-ро и 3-то ниво на групиране оставя много да се желае, когато имате 2 полета за дата във вашата обобщена таблица и ги групирате до месеци, тримесечия и години. Да приемем, че имате поле за дата на падежа и друго поле за действителна дата на завършване. Ако групирате и двете полета до месеци, тримесечия и години, списъкът на обобщените полета ще предлага два пъти тримесечия и години и ще трябва да си спомняте в какъв ред сте добавили полетата, когато ги плъзнете по-късно от списъка с обобщени полета върху въртящата се таблица. Поради тази причина предлагам да използвате диалоговия прозорец с информация за полето, за да преименувате полето от години на нещо по-смислено.
След като посочите, че искате InvDate да бъде групиран по месец, обобщената таблица преизчислява и свива датите до една на месец. Това е много ефективен метод за предоставяне на изгледи на обобщено ниво на данни с компонент за дата.
