Фил написа тази сутрин с въпрос за създаване на диаграма в Excel.
Има ли начин да вземете две колони, съдържащи начални и крайни дати за отделни събития и да създадете диаграма от типа на Гант, без да се налага да напускате Excel?
Тази тема беше разгледана в съвета за създаване на диаграма на времевата скала. В този съвет от лятото на 2001 г. се споменава, че можете също да създадете диаграма от типа Гант на работен лист, като използвате условно форматиране. Този тип диаграма би решил въпроса на Фил.
Предполагам, че данните на Фил изглеждат нещо като таблицата вляво. Има събитие, след това начални дати в колона B и крайни дати в колона C. Използвам години за моя пример, но лесно можете да използвате обикновени дати в Excel.
Следващата стъпка може лесно да бъде включена в макрос, но истинският фокус на тази техника е настройването на условното форматиране. Прегледах данните си и забелязах, че датите варират от 1901 до 1919 г. Започвайки от колона D, въведох първата година 1901. В E1 влязох 1902. След това можете да изберете D1: E1, щракнете върху дръжката за попълване в долния десен ъгъл на селекцията с мишката и плъзнете до колона W, за да попълните всички години от 1901 до 1920.
За да накарате годините да заемат по-малко място, изберете D1: W1, след което с помощта на Формат - Клетки - Подравняване изберете опцията за вертикален текст. След това изберете Форматиране - Колона - Автоширина и ще можете да видите всички 23 колони на екрана.
Изберете горната лява клетка на областта на диаграмата на Гант или D2 в този пример. От менюто изберете Форматиране - Условно форматиране. Диалоговият прозорец първоначално има падащо меню отляво, което по подразбиране е „Стойността на клетката е“. Променете това падащо меню на „Формула е“ и дясната страна на диалоговия прозорец ще се промени в голямо текстово поле за въвеждане на формула.
Целта е да въведете формула, която проверява дали годината в ред 1 над тази клетка попада в границите на години в колони B & C на този ред. Важно е да се използва правилната комбинация от относителни и абсолютни адреси, така че формулата, която въвеждаме в D2, да може да бъде копирана във всички клетки в диапазона.
Ще има две условия за проверка и двете трябва да са верни. Това означава, че ще започнем с =AND()функцията.
Първото условие ще провери дали годината в ред 1 е по-голяма или равна на годината в колона Б. Тъй като винаги искам тази формула да се отнася към ред 1, първата част на формулата е D $ 1> = $ B2 . Имайте предвид, че знакът за долар преди 1 в D $ 1 ще гарантира, че нашата формула винаги сочи към ред 1 и че знакът за долар пред B в $ B2 ще гарантира, че винаги се сравнява с колона B.
Второто условие ще провери дали годината в ред 1 е по-малка или равна на датата в колона С. Все още трябва да използваме същата относителна и абсолютна адресировка, така че това ще бъде D $ 1 <= $ C2
Трябва да комбинираме и двете условия, като използваме функцията AND (). Това би било=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Въведете тази формула в полето за формули на диалоговия прозорец Contional Formatting. Уверете се, че започвате със знак за равенство, иначе условното форматиране няма да работи.
След това изберете ярък цвят, който да се използва, когато условието е вярно. Щракнете върху бутона Форматиране … В раздела Модели изберете цвят. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки и трябва да останете с диалогов прозорец Условно форматиране, който изглежда като този
Щракнете върху OK, за да отхвърлите полето Условно форматиране. Ако горната ви лява клетка в D2 случайно падне за една година, тази клетка ще пожълтява.
Независимо дали клетката е пожълтяла или не, кликнете върху D2 и използвайте Ctrl + C или Edit - Copy, за да копирате тази клетка.
Маркирайте D2: W6 и от менюто изберете Редактиране - Поставяне на специални - Формати - ОК. Условният формат ще бъде копиран в целия диапазон на диаграмата на Гант и ще получите диаграма, която изглежда като тази.
Условното форматиране е чудесен инструмент и ви позволява лесно да създавате диаграми от типа Гант точно на работния лист. Имайте предвид, че за всяка клетка сте ограничени само до три условия. Можете да експериментирате с различни комбинации от условия. За да създам граници около всяка лента в диаграмата на Гант, използвах три условия, както е показано по-долу, и използвах различни граници за всяко условие.
