Черил изпрати проблема с Excel тази седмица. Ветераните на Excel ще видят това като основно, но това беше ценен съвет за Черил. Тъй като това е първият съвет на Excel за сезон 1999-2000, ще започнем с един основен.
Някой ми даде електронна таблица в Excel. Местните кодове са в колона F, а 7-цифрен телефонен номер е в колона G. Знам как да разделя колона, като използвам Text-to-Columns, но как да обединя тези 2 колони заедно?
За щастие, телефонните кодове и телефонните номера в САЩ никога не започват с 0, така че няма случаи, при които водещата нула на телефонния номер да е загубена. Бързо сканиране на данните показа, че всички телефонни номера имат 7 цифри, а всички кодове на области имат три цифри. След разговор с Черил се съгласихме, че най-добрият формат би бил телефонният номер да изглежда така: (330) 555-1212
В клетка H2 ще започнем да изграждаме формулата. Операторът в Excel за свързване на две текстови полета е символът &. Всички константи, които искате, трябва да бъдат включени в двойни кавички. Така че, за да получите водещите скоби и областния код, трябва формула като тази:="("&F2
След това добавете друг оператор за конкатенация и затварящите скоби около областния код. Имайте предвид, че в кавичките има затворени скоби и интервал.="("&F2&") "
Получаването на телефонния номер с тирето ще бъде малко по-трудно. Използвайте функцията НАЛЯВО, за да получите само първите три цифри от телефонния номер. Синтаксисът е НАЛЯВО (клетка, брой знаци). След това добавете друг знак за конкатенация и средното тире в кавички.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
За да получите от 4 до 7 цифри на телефонния номер, използвайте функцията MID. Синтаксисът е MID (клетка, начален знак, брой символи). Искаме да започнем от 4-ти знак и да продължим общо 4 знака. По този начин крайната формула е:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Леле - това изглежда като голяма формула, но ако я разбиете и просто я изградите стъпка по стъпка, е лесно.
Следвайте още 2 горещи съвета. Сега, когато имате формулата в клетка H2, имате нужда от бърз начин да я копирате във всички клетки. Excel има чудесен пряк път за това. Поставете показалеца на клетка върху H2. В долния десен ъгъл на полето за клетка има малък квадрат. Щракнете двукратно върху този квадрат с мишката и формулата ще копира до толкова редове, колкото имате данни в колона G.
Има една последна важна стъпка. Ако сега изтриете колони F и G, всички тези прекрасни телефонни номера в H ще се превърнат в #REF !. Трябва да конвертирате клетките от формула в стойности. Ето как да направите това. Маркирайте всички клетки, съдържащи телефонни номера, в колона H. Натиснете Ctrl + C (или Edit - Copy), за да копирате тези клетки. Сега, без да осветявате клетките, веднага направете Edit - Paste Special. Щракнете върху бутона за избор за Стойности и щракнете върху OK. Формулите вече ще бъдат променени на стойности и можете да изтриете колони F & G.
Excel е невероятно гъвкав при манипулиране на данни. В този случай Черил се страхуваше, че ще бъде цяла нощ, за да пренареди тези телефонни кодове и телефонни номера в една клетка. Формулата и стъпките в този съвет за седмици ви позволяват да направите същата задача за около минута.
