Попълнете обединени клетки надолу - Съвети за Excel

Съдържание

Обединените клетки са проблемът днес, но това са вертикално обединени клетки. Погледнете фигурата по-долу. Ако има 7 реда за региона на Средния Запад, думата Средният Запад се появява само на първия ред. След това някой обединява останалите шест празни клетки с клетката Midwest, за да създаде обединена клетка с височина 7 клетки.

Обединените клетки са зло.

Това е ужасен начин за изпращане на данни. Ако някой владее Excel, може да поиска да сортира данните, да добави междинни суми, да използва обобщени таблици. Обединените клетки предотвратяват това.

За да влошите нещата, всеки ден получавате нов файл от централата, структуриран по този начин. HQ изпраща подобни файлове до 500 клона. Тъй като сте само една малка застава, нямате много шанс да убедите щаба, че това е ужасен начин за изпращане на данни.

Днешната статия е за това как бързо да разрешите този проблем с Power Query. Решението на Power Query ще бъде по-лесно в дните от 2 до 9999 от следните стъпки в Excel:

Гурутата на Excel може да предлагат тези стъпки всеки ден:

  1. Изберете всички клетки, като изберете правоъгълника отгоре и вляво от А1.
  2. Щракнете върху стартовия панел в долния десен ъгъл на групата Alignment в раздела Начало.
  3. Щракнете два пъти върху полето Merge Cells, за да го премахнете.
  4. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки
  5. Изберете от края на колона A обратно към A1.
  6. Начало, Намиране и избиране, Отидете на Специални, Заготовки, ОК
  7. Тип = UpArrow. Натиснете Ctrl + Enter
  8. Изберете от края на колона A обратно към A1.
  9. Ctrl + C за копиране. Щракнете с десния бутон и поставете стойности

Но има много по-лесен начин. Новите инструменти на Power Query са вградени във версиите на Windows на Office 365 и Excel 2016. Ако имате Windows версия на Excel 2010 или Excel 2013, можете да изтеглите Power Query безплатно от Microsoft.

Ето стратегията с Power Query:

  1. Направете план, по който ще запазвате работната книга на всеки ден от централата в същата папка със същото име.
  2. Отворете нова празна работна книга, която ще съхранява фиксираните данни от централата.

  3. В празната работна книга изберете Данни, Получаване на данни, От файл, От работна книга.

    Стартирайте процеса на Power Query
  4. Прегледайте папката и файла от стъпка 1.

  5. Когато се отвори прозорецът Power Power, забележете, че обединените клетки са изчезнали. Имате Midwest в ред 1 и след това шест клетки, които съдържат "null". Изберете тази колона, като щракнете върху заглавието Регион.

    Power Query автоматично премахва обединените клетки

  6. В Power Query изберете раздела Transform. Изберете Попълване, Надолу. Думата Midwest се копира от ред 1 до редове 2 до 7. Подобни трансформации се случват в набора от данни.

    Попълнете нулевите клетки със стойността отгоре

  7. Начало, затваряне и зареждане. Power Query ще се затвори. След около 10-20 секунди изчистените данни от HQ ще се появят в нов работен лист в работната книга.

    Върнете данните в Excel
  8. Запазете работната книга с име като CleanedDataFromHQ.xlsx.
  9. Когато данните са избрани, трябва да видите панела Заявки и връзки от дясната страна. Ако не виждате панела, отидете на Данни, заявки и връзки.

  10. Щракнете с десния бутон на мишката върху заявката в панела Заявки и връзки. Изберете Properties.

    Отворете Свойствата за тази заявка

  11. Изберете „Опресняване на данните при отваряне на файла“. Щракнете върху OK.

    Задайте заявката да се изпълнява всеки път, когато отворите работната книга.

Тогава вашият работен поток става: (а) Получавайте работната книга от централата по имейл. (b) Запазете прикачения файл в правилната папка с правилното име. (c) Отворете работната книга CleanedDataFromHQ.xlsx. Новите данни ще се заредят в работната книга.

Гледам видео

Видео транскрипция

Научете Excel от Подкаст, Епизод 2221: Попълнете обединените клетки надолу.

Хей, добре дошъл отново в netcast. Аз съм Бил Джелен, бях в град Калумет, Елизабет се появява и казва, че получава този файл - нашия файл, като този файл - всеки ден и е ужасно. Тук, в колона А, не само, че са поставили Средния Запад и са оставили куп заготовки, това е обединена клетка. Добре? Те изпращат - HQ изпраща тези файлове на места по света с тези страшни слети клетки тук. Обединените клетки са зло.

Добре, ето как да се отървете от това. Първо, щраквам с десния бутон на мишката, премествам или копирам, създавам копие и го премествам в новата книга. Затова се преструваме, че е като работната книга, която Елизабет получава. Файл, Запази като и всеки път, когато Елизабет получи една от тези работни книги, искам тя да я постави на точно същото място с точно същото име. Добре? Точно същото име - перфектно. Така че сега просто имаме този единствен файл, един лист, аз ще затворя файла. И тогава ще създадем чисто нова работна книга. Просто ще вмъкна нов работен лист тук и този нов работен лист ще се нарича Доклад. И на това празно, нашият отчет ще направи данни, получаване на данни, от файл, от работна книга, посочване на файла, в който ще го запишем - така че, с точно същото име всеки път - щракнете върху Импортиране , изберете първия работен лист,и след това щракнете върху Редактиране. Добре. Първо, това е страшно страхотно - заявката за захранване няма да има нищо от тази глупост за сливане на клетки, те незабавно преобразуват клетките за сливане в отделни клетки и всички тези клетки са нула. Изберете тази колона, тя вече е избрана тук, и след това Трансформиране, Попълване, Попълване, така, и след това Начало, Затваряне и Зареждане Добре, значи, има моята работна книга.

Сега виждам, че някои имат допълнителни колони тук. Позволете ми да щракнете с десния бутон и ще редактираме.

И изглежда, че всичко вдясно от цената трябва да изчезне. Колко допълнителни неща има там? Щракнете с десния бутон и премахнете тези колони - перфектно - Затворете и заредете. Добре, сега работният поток става, всеки път, когато Елизабет получи нов доклад от централата, тя ще го запише на същото място с надеждно име или каквото и да е - каквото и да е - ние го наричаме, след което ще отвори тази работна книга и след това тук натиснете Refresh.

Или, ако искахме да работим автоматично, щракнете с десния бутон тук, слезте до Properties, точно извън екрана докрай в долната част и след това кажете: Всеки път, когато отворя този файл, опреснявайте данните. Така че всеки път, когато отворя тази работна книга, тя ще излезе в новата работна книга, която получихме от централата, тя ще замени тези празни слети клетки със стойностите, които трябва да бъдат там, а животът е страхотен такъв.

Power Query е включен в моята книга, но също така е включен в тази книга от Кен Пулс и Мигел Ескобар, M е за (ДАННИ) МАЙМУНА.

Добре, така, Елизабет: Как да се отърва от клетките за вертикално сливане? Централата ми продължава да ми изпраща тези файлове всеки ден. И така, планът: Ще запазим работната книга на надеждно място с надеждно име; създайте празна работна книга за отчитане, Данни, Получаване на данни, От файл, От работна книга, посочете листа, БАМ! Клетките за сливане са изчезнали. Избирам тази колона и попълвам, затварям и зареждам; след това всеки път, когато получите нова работна книга, запазвайте тази нова работна книга на надеждното място със същото надеждно име; Отварям работната книга за отчитане и Опресняване или просто настройваме работната книга за отчитане да се обновява автоматично при отваряне.

За да изтеглите работната книга от днешното видео е URL в описанието на YouTube.

Искам да благодаря на Елизабет, че присъства на семинара ми в град Калумет, искам да ви благодаря, че отбихте. Ще се видим следващия път за поредното излъчване от.

Изтеглете Excel файла

За да изтеглите файла на Excel: fill-merged-cells-down.xlsx

Power Query е удивителен инструмент - позволява ви да решавате различни

Saeed Alimohammadi

Интересни статии...