В продължение на десетилетия някои хора искат по-добър начин да има няколко души в една и съща работна книга едновременно. Старата функционалност на споделената работна книга беше неудобна. Хората прибягваха само до един човек, който има достъп за запис в даден момент ", което доведе до това, че някой отвори файла и след това забрави да го затвори, преди да отиде на двучасов обяд и да завърже файла през цялото това време.
След като електронният продукт на Google за електронни таблици започна да предлага възможност за множество хора да редактират един и същ работен лист, екипът на Excel прекара повече от две години в разработването на функция, която те наричат съавторство. Функцията беше пусната за клиентите на Office 365 през лятото на 2017 г.
Функцията работи добре, след като я настроите. Но е трудно да се разберат всички стъпки, за да се позволи на множество хора да използват Excel на компютрите си, вместо някои хора да са останали да използват Excel онлайн.
За да започнете, изберете един човек, който да бъде собственик на работната книга. Този човек вече трябва да има настроена папка One Drive for Business или SharePoint Online. Собственикът на документа трябва да използва File, Save As и да избере да запише документа в OneDrive или SharePoint Online.
Собственикът на работната книга щраква върху иконата за споделяне в горния десен ъгъл на Excel.
Панелът за споделяне ви моли да поканите хора по имейл адрес.
Но ако погледнете в долната част на панела, можете да генерирате връзка за споделяне.
Генерирайте връзка за споделяне, където всеки с връзката може да редактира работната книга.
Копирайте връзката и я изпратете на други от вашия екип.
Следващата стъпка е досадната част. Когато последват връзката, те ще бъдат отведени като гост в Excel Online. Електронната таблица ще се появи и те могат да редактират в Excel Online. Говорих с хора от една компания, които спряха в този момент. Един човек (собственикът на работната книга) щеше да редактира в Excel, а всички останали останаха в Excel Online.
Внимание
Както е показано по-долу, бутонът „Редактиране в браузъра“ е много забележителен и най-вероятно ще кликнете върху него. В отчаяние можете да опитате да щракнете върху Изтегляне, но това премахва възможността за съавторство. Не толкова очевиден в горния десен ъгъл е бутонът Вход.
За да могат другите съавтори да използват работната книга в реалната версия на Excel, работеща на компютър, първо трябва да влязат в Excel онлайн. Използвайте идентификационните данни, които са показани в Excel под Файл, Акаунт.
След като влязат в профила, се появява падащото меню Редактиране на работна книга. Отворете менюто и изберете Редактиране в Excel. Това е единственият начин всички да бъдат съавтори и да използват реалния десктоп Excel вместо Excel Online.
Докато вие и другите работите в документ, активната ви клетка ще бъде очертана в зелено. Активните клетки за другите ще бъдат с други цветове. Ако искате да знаете кой редактира клетка, задръжте курсора на мишката върху нея.
Съавторството ще работи добре, при условие че всички избягват редактирането на една и съща клетка едновременно.
Когато някой (вероятно вашият мениджър) се гмурка, за да редактира клетка, която вече редактирате, тогава объркващ набор от правила решава кой редактира печели. Вместо да се занимавате с тези правила, бъдете щастливи, че съавторството работи предимно и всички да се съгласят да не редактират една и съща клетка едновременно.
Съавторството е съвсем ново преживяване. Има добри и лоши неща, с които трябва да свикнете, когато сте съавтори.
